Le contract management englobe une multitude d’activités liées à la gestion des contrats. Ces activités commencent bien avant la signature du contrat. En effet, dès le début de la phase de capture du contrat, elles se mettent en place. Ensuite, elles perdurent jusqu’à l’exécution complète du contrat, la réception du paiement et la clôture formelle de la procédure contractuelle.
Mais pourquoi s’intéresser au contract management ?
Premièrement, lors de la phase d’offre ou du projet, le contract management assure que tous les engagements pris sont pertinents. Il veille à ce qu’ils soient cohérents et, par conséquent, gérables. De plus, durant l’exécution du programme, il garantit le respect de ces engagements. Par cette action, il vise à améliorer la rentabilité du programme. De surcroît, il sécurise la position de l’entreprise en cas d’éventuels écarts. Ces écarts, s’ils ne sont pas gérés, pourraient conduire à des différends ou litiges avec diverses parties prenantes.
Alors, que comprend réellement le contract management ?
Durant l’exécution du programme, il s’articule autour de plusieurs axes :
- Gestion des obligations contractuelles : Elle démarre dès la signature du contrat. Elle s’appuie sur un ensemble de documents contractuels qu’il convient d’interpréter et de gérer.
- Gestion des risques et des opportunités : Ici, une démarche proactive est nécessaire. Elle vise à améliorer la rentabilité et à anticiper les pénalités. De plus, elle permet d’identifier et de gérer les modifications ou les ajouts potentiels.
- Gestion des communications : Elle assure une fluidité dans les échanges et garantit la traçabilité des événements.
Lors de la phase d’offre ou du projet, la gestion des contrats intervient principalement en deux temps. Au départ, une analyse des exigences non techniques fournies par le client est réalisée. Suite à cela, des recommandations sont formulées. Puis, lors des négociations, elle s’attarde sur la cohérence entre les clauses contractuelles, les prestations proposées et les engagements. Enfin, une analyse des risques et des opportunités est effectuée.
Qu’en est-il de la fonction de contract manager ?
Qu’il soit nommé ou non, le contract management existe toujours. Selon l’organisation de l’entreprise, différentes personnes peuvent assumer ces responsabilités. Le contract manager joue un rôle essentiel. Parfois, il coordonne toutes les activités de gestion de contrat. D’autres fois, il soutient divers responsables. En l’absence d’un contract manager dédié, d’autres spécialistes peuvent intervenir.
En conclusion, le contract management vise à gérer efficacement les relations contractuelles. Son objectif ultime est d’optimiser les profits tout en minimisant les risques. De cette manière, il protège et renforce la position de l’entreprise tout au long de la vie du contrat.
