Back to basics ! On parle beaucoup de contract management dans ce blog et sur les réseaux sociaux (que l’on vous invite à suivre en cliquant sur ce lien) de Prime Conseil. Nous en avons même expliqué les grands principes dans cet article. Pour autant, en connaissez-vous la définition ?
Un cousin éloigné du legal ou juridique, auquel on aurait ajouté un soupçon de commercial, saupoudré un nuage de finance et de procurement ? Pas tout à fait… Chez Prime Conseil on a d’ailleurs un avis assez tranché et une vision assez claire de ce qu’est (et de ce que n’est pas) le contract management ! On fait le tour de la question dans cet article.
I. Définition du contract management
Difficile de poser des bases sans définir ce qu’est le « contract management » ou gestion de contrats en français (ça sonne tout de suite beaucoup plus administratif). Commençons donc par une définition officielle de la notion, avant d’en énoncer notre définition plus officieuse.
a. Définition officielle du contract management
Selon l’Association Internationale de Contract et Commercial Management (la respectable IACCM devenue World Commerce & Contracting), le contract management est « l’ensemble des activités associées à la gestion d’un contrat tout au long de son cycle de vie ».
En d’autres termes, le contract management est une discipline qui s’étend sur l’ensemble du processus de gestion de contrat, de la création à la clôture, en passant par la négociation, l’exécution et la surveillance.
b. Une autre façon de définir le contract management
Les nombreuses expériences de nos consultants sur le terrain nous ont permis d’avoir une approche et une définition plus opérationnelles du contract management.
Selon nous le contract management est « la discipline visant à optimiser chaque étape de la vie d’un contrat, afin d’en maximiser la valeur« .
Cette définition plus proche du business et de la stratégie, éloigne ainsi le contract management de la matière juridique plus proche de l’administration, du droit et de la conformité.
II. Les différentes étapes de la vie d’un contrat
La notion de contract management est ainsi intimement liée au cycle de vie d’un contrat (contract lifecycle). Il est ainsi nécessaire d’en présenter succinctement les principales étapes, que nous avons regroupées en seulement 5 phases pour rester concis. Si vous souhaitez approfondir ce thème, il existe selon nous 6 phases dans le contract lifecycle management, que nous présentons dans cet article.
a. La phase de rédaction
La première étape dans le cycle de vie des contrats est la « phase de rédaction ». Cette étape commence en réalité bien avant la rédaction, puisqu’elle débute par la définition d’objectifs et recueil des besoins et attentes des parties prenantes. Ce n’est qu’après avoir réalisé ce travail préliminaire de collecte d’information que la rédaction pourra débuter. La rédaction comprendra alors des clauses classiques telles que l’identification des parties prenantes, l’objet du contrat, les obligations respectives des parties, le calendrier et les pénalités, le SOW, etc. Le but de cette phase est de définir clairement les termes, les conditions et les exigences qui seront intégrés dans le contrat.
b. La phase de négociation
Au regard du nombre d’articles et d’ouvrages sur le sujet, la phase de négociation n’est plus à présenter. Pour autant, il faut rappeler que la phase de négociation est cruciale dans la mise en place d’un bon contrat. Au cours de cette phase, les négociateurs (acheteurs, commerciaux, juristes, contract managers, etc.) des parties discutent du contenu du contrat, cherchent à résoudre les désaccords et à harmoniser les intérêts. Cette phase peut être complexe et nécessite (entre autres) des compétences en communication, en négociation et en juridique.
c. La phase d’approbation et signature
Contrairement à la phase précédente, l’étape de conclusion du contrat est souvent oubliée. Pour autant, cette phase est loin d’être un simple point de passage administratif. En effet, c’est notamment lors de cette étape que l’on peut distinguer les entreprises matures en matière de contract management, avec des processus (ou workflows) clairs et fluides qui permettent d’identifier des risques au bon moment, et d’éviter la multiplication d’allers retours et autres joyeusetés frustrantes pour les parties concernées.
d. La phase d’exécution
Plus qu’une phase, on entre ici dans un nouveau chapitre de la vie du contrat. Cette phase d’exécution commence une fois le contrat signé. Cette étape consiste, pour chaque partie, à mettre en œuvre les processus et actions permettant de respecter ses engagements contractuels, tout en s’assurant que le cocontractant en fait de même. Ce suivi de la performance contractuelle ainsi que le pilotage de la bonne exécution du contrat nécessitent des compétences pointues en contract management.
e. La phase de clôture
La phase de clôture survient lorsque le contrat atteint sa fin, soit par expiration, soit par résiliation. Cette phase peut également comprendre des échanges quant à un potentiel renouvellement. À ce stade, les parties doivent s’assurer que toutes les obligations finales sont remplies, que les paiements sont réglés, et que les documents et les actifs sont transférés conformément au contrat. La phase de clôture doit également permettre d’analyser la performance passée et de tirer des enseignements pour les contrats futurs.
III. Définition pratique du contract management
Pour illustrer les chapitres ci-dessus, nous proposons au travers d’exemples, de présenter ce qu’est et ce que n’est pas le contract management.
a. Quelques cas d’usage
Le Contract Management revêt une importance cruciale dans de nombreux domaines et secteurs. Voici quelques exemples concrets pour illustrer comment il est appliqué avec succès :
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La gestion des fournisseurs dans le cadre d’un projet industriel
Dans l’industrie, les entreprises dépendent souvent de nombreux fournisseurs pour obtenir des matières premières et des composants. Le contract management permet de négocier des accords avec ces fournisseurs, de s’assurer de la qualité des produits, de garantir la livraison en temps voulu, et de minimiser les coûts. Des contrats bien gérés assurent une chaîne d’approvisionnement fluide, mais aussi le flowdown des obligations contractuelles du client final.
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La rédaction, négociation et suivi de contrats d’infogérance et services IT :
Le contract management est très utile en matière de pilotage de contrats de service IT. En effet, la complexité de ces contrats qui touchent au système d’information nécessite un suivi rigoureux. Cela inclut la surveillance des niveaux de service convenus (les SLA), la gestion des tickets d’assistance, et l’optimisation des contrats pour maximiser les revenus. Une gestion efficace des contrats clients est essentielle pour la disponibilité du SI et la satisfaction des clients, internes comme externes.
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L’exécution d’un grand projet industriel :
Lors de la réalisation d’ouvrages complexes, ou de livraison de solutions technologiques d’envergure, le contract management est indispensable pour assurer la bonne exécution contractuelle d’un projet qui s’étend sur plusieurs années. Plus particulièrement, il s’agira de s’assurer que les obligations contractuelles sont bien comprises du chef de projet, de suivre échéances contractuelles, les jalons de paiement, dennégocier et mettre en place les change orders et autres avenants, etc.
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La gestion et l’optimisation de contrats de licence logiciel :
De nos jours, quasiment toutes les entreprises gèrent des contrats de licence complexes avec des éditeurs. Le contract manager pilote le parc contractuel en s’assurant que les logiciels sont utilisés conformément aux accords, en gérant les renouvellements de licences, en optimisant et mutualisant les contrats. Le contract management s’avère ici crucial pour générer de sérieuses économies et éviter les litiges avec les éditeurs.
b. Ce que n’est pas le contract management
Enfin, il est souvent judicieux pour bien déterminer les contours d’une discipline, de préciser ce qui n’en fait pas partie. En l’espèce, il est en premier lieu essentiel de préciser que le contract management n’est pas du juridique ! En effet, si par défaut (ou facilité) de nombreuses directions juridiques se sont retrouvées à faire du contract management, il convient d’en souligner les différences.
Le contract management ne se limite pas à la rédaction ou à la révision de contrats, bien qu’il puisse inclure ces aspects. La discipline ne consiste pas non plus en un simple archivage de documents, même si la gestion documentaire est une partie intégrante du processus. Elle consiste à aller au-delà de l’aspect juridique en englobant la gestion active des contrats tout au long de leur cycle de vie, ce qui nécessite des compétences très différentes de celles d’un juriste.
Le contract management correspond à une approche plus opérationnelle et stratégique visant à maximiser les avantages tout en minimisant les risques associés aux contrats, ce qui en fait bien plus qu’une simple discipline juridique ou administrative.
Conclusion
Définir le contract management ne peut se résumer à parler d’une simple gestion de contrats. La discipline correspond plutôt à un processus dynamique et stratégique qui touche de nombreux aspects essentiels des affaires. À travers ce cycle de vie complexe, le contract management permet de négocier des accords, de les exécuter, de les surveiller et de les optimiser pour maximiser la valeur tout en minimisant les risques.
Le contract management est devenu un pilier incontournable des entreprises industrielles et technologiques, permettant aux organisations de tirer le meilleur parti de leurs contrats, d’optimiser leurs opérations et de favoriser leur croissance.
