La publication il y a quelques semaines d’une étude menée par le WCC (World Commerce & Contracting) auprès de près de 200 organisations, a mis en lumière les spécificités des contrats dans le secteur de l’énergie (plus particulièrement de l’oil & gas et énergie ou OGE).
Au-delà du quantitatif, cette étude permet également d’identifier points clés et axes de réflexion pour identifier le particularités des contrats dans le secteur de l’énergie, ainsi que la façon dont le contract management peut constituer un levier de performance.
Aussi, comme nous l’avions fait en début d’été pour le contract management dans la défense, nous vous proposons, sur la base de cette étude, d’identifier les spécificités du contract management dans l’énergie ! Tout d’abord, il faut noter que ce secteur obéit, depuis de nombreuses années, à des usages relativement ancrés : création de SPV et autres sociétés dédiées, utilisation de contrats type (FIDIC, NEC, etc.) et négociations qui d’un projet à l’autre portent sur des sujets analogues.
Cependant, l’instabilité économique, politique ou encore fiscale que connaît le monde des affaires depuis la période post-COVID a bouleversé ces usages, a parfois redistribué les cartes et les rapports de forces entre clients finaux, grands donneurs d’ordres et sous-traitants de rang 1.
Ces changements sont, pour voir le verre à moitié plein, des vecteurs de bonnes nouvelles pour le contract management puisque selon cette étude 55% des organisations interrogées déclarent s’intéresser davantage au contract management et reconnaissent son rôle clé dans des projets qui deviennent de plus en plus complexes.
Toujours au rayon des bonnes nouvelles, on notera que parmi les priorités du secteur en matière de contract management figurent l’amélioration des processus internes l(60%) ainsi que la formation du personnel (49%), deux items pour lesquels Prime Conseil est susceptible de prêter main forte !
Il est maintenant temps de rentrer dans le vif du sujet, en revenant sur trois points essentiels que nous enseigne l’étude du WCC .
A. Les clauses les plus négociées dans le secteur de l’énergie
Le secteur de l’énergie a pour particularité de nécessiter des ressources significatives, tant sur le plan financier que sur le plan humain. La conséquence directe de cette forte mobilisation de cash et d’experts, le tout dans des plannings contraints, est que les sujets liés aux plafonds de responsabilité, aux prix et aux pénalités constituent le top 3 des clauses les plus négociées (cf. image ci-dessous).
Pour jouer au jeu des 7 différences avec les autres secteurs, on s’aperçoit également que les sujets de garanties font leur apparition dans le top 10, alors que les sujets liés à la propriété intellectuelle ou à la résiliation sont moins importants que dans d’autres domaines.
B. Les clauses les plus importantes dans le secteur de l’énergie
Seconde section, seconde question. A la question de savoir quelles sont les clauses les plus importantes, les 200 organisations interrogées ont formulé des réponses différentes (témoignant de l’asymétrie entre ce que l’on négocie et ce qui est important). On voit ainsi apparaître immédiatement les sujets liés au SOW et du cahier des charges (les fameuses specs).
Ceci n’est toutefois pas nouveau puisque cette clause est citée comme la plus importante dans de nombreux secteurs. Toutefois, si l’on se penche sur les spécificités des contrats du secteur de l’énergie, on identifie rapidement les change orders ou avenants, dont on comprend facilement l’importance dans de tels projets d’ampleur, ou encore les sujets de garantie et performance, qui sont également intimement liés à l’économie de contrats si dimensionnants.
On voit ainsi que les étapes de négociation et de suivi d’exécution de contrat sont cruciales pour les projets dans les secteurs de l’énergie, que ce soit pour bien cadrer son exposition en amont, mais aussi pour s’assurer de la bonne gestion des aléas, surcoûts et autres sujets de performance qui peuvent intervenir en cours d’exécution.
C. Les éléments à l’origine de difficultés et contentieux
On arrive ici sur le chapitre essentiel de cet article, puisqu’en comparant ces clauses les plus exposées aux (pré)contentieux à celles qui sont les plus négociées (que ce soit en général dans cette étude, ou surtout plus particulièrement au sein de votre organisation), on peut assez vite identifier les zones de risques ou à minima des leviers d’amélioration de la performance.
Ici, on notera un top 5 assez savoureux (puisqu’à lui tout seul, ce top 5 permet d’identifier le rôle et l’importance du contract manager) :
i. Le manque de clarté du SOW et des objectifs
Tous secteurs confondus, il s’agit pour 40% des répondants de la principale source de claims et plus généralement de dégradation de la relation entre parties à un contrat. Si cette statistique n’est, pour les praticiens, pas surprenante tant ce manque de clarté est flagrant sur tous les projets (ou presque), il est néanmoins surprenant que ce sujet demeure, années après années, en tête des sondages alors que les outils et méthodes d’amélioration existent.
L’astuce Prime Conseil : favoriser, dès l’offre ainsi qu’au lancement du projet, les synoptiques et autres éléments visuels qui récapitulent les obligations essentielles des parties, mais aussi identifier clairement les éléments/services/produits « out of scope » et limiter les « without limitation », « tels que, sans limitation » et autres verbiages qui risquent de poser des problèmes par la suite.
ii. Une incompréhension des termes du contrat
Il n’est pas rare dans l’énergie que chaque partie développe, au gré du projet, des interprétations et compréhensions différentes. Dans certains cas, ces divergences peuvent in fine se révéler très importantes au point de paralyser un projet. Par exemple : est-ce que ce type d’évènement peut me donner le droit à une extension de délai et/ou à la prise en charge des surcoûts ?
L’astuce Prime Conseil : organiser des ateliers de clarification en cours d’exécution lorsque des divergences apparaissent, et formaliser le fruit des échanges.
iii. La piètre gestion des changements de circonstances
Dans le secteur de l’énergie, les projets s’inscrivent à long termes, les tarifs de l’énergie fluctuent, de même que les normes et lois en vigueur (en matière d’environnement, de construction, de permitting, etc.). Une fois encore, il n’est pas rare de voir des conflits naître du fait de la survenance de changements qui, selon les uns bouleverse l’équilibre et l’économie du contrat, et selon les autres n’est qu’un aléa qui aurait pu être prévu en amont.
L’astuce Prime Conseil : pas de baguette magique applicables à tous secteurs et toutes organisations, mais plutôt une bonne pratique : pensez à capitaliser sur vos expériences d’un projet à l’autre pour ne pas répéter les mêmes erreurs plusieurs fois (délais d’obtention de permis, durée de raccordement, révision en cas de changement substantiel des prix de revente, etc.).
iv. Un manque de maturité du processus de passation à l’équipe projet
On commence à attaquer le croustillant puisque selon 58% des personnes interrogées (tout de même !), le manque de maturité (voire l’inexistence) de leur processus de passation entre l’équipe qui a remporté l’appel d’offres et celle en charge de la réalisation est une des principales raisons de survenance de conflits en cours d’exécution.
En effet, les raisons pour lesquelles l’on a accepté certaines clauses, les engagements que l’on peut prendre lors de sessions de négociations, ou encore des besoins ou contraintes non écrites exprimées par un client en phase d’offres sont autant d’éléments qui sont rarement transmis à l’équipe projet qui va devoir réaliser.
L’astuce Prime Conseil : avoir un contract manager qui pourra participer à la phase d’avant-vente, mais aussi à l’exécution !
v. Un pilotage de contrat défaillant en phase d’exécution
Last but not least, également cité par près de deux tiers des répondants parmi les principales causes de contentieux : l’absence ou la défaillance du pilotage de contrats. Nous avons déjà eu la chance d’écrire sur le sujet (lien vers l’article) mais l’attention des équipes juridiques et financières a tendance à disparaître une fois le contrat signé.
Lorsqu’il n’y a pas de contract management, le contrat est souvent piloté en réaction (une fois l’évènement produit) plutôt qu’en anticipation.
L’astuce Prime Conseil : vous nous voyez venir non ? Dotez-vous d’un contract manager !
Conclusion
Cette étude permet d’illustrer les spécificités du contract management dans le secteur de l’énergie, et par effet miroir les défis importants que doivent relever les acteurs du secteur en matière de contract management.
Ces grands contrats, nécessitent beaucoup de capitaux, font appel à une chaîne importante de sous-traitance et s’étendent en général sur un certain nombre d’années, ce qui les rend particulièrement exposés aux aléas de toute nature.
La réponse pour gérer ces aléas, que l’on soit acheteur ou fournisseur dans l’énergie, consiste à mieux négocier et mieux piloter ses contrats. Facile à dire n’est-ce pas ? En pratique, c’est un peu plus complexe.
Rien n’interdit toutefois de fonctionner par étapes : une meilleure négociation peut s’initier par une meilleure prise de connaissance des clauses clés, des stipulations qui sont susceptibles de créer conflits et contentieux, et un meilleur pilotage de contrat peut s’organiser y consacrant un peu de temps, d’énergie, en se formant, et en veillant à ce que le(s) cocontractant(s) et le contrat soient toujours au cœur des priorités.
