Au début de ma carrière de contract manager, j’ai souvent été confronté à la rédaction, relecture ou négociation du fameux « SOW », qui en français se prononce « seau », ou « sot », ou encore « sceau ». Ce SOW n’a pourtant rien à voir avec ses homonymes (ni avec le joueur de football Moussa Sow). On vous explique ce qu’est un SOW et on vous dit tout sur le sujet dans cet article.
A. Le « SOW » définition :
Terme d’origine anglo-saxonne, le SOW est un acronyme qui signifie « Statement Of Work » ou « énoncé des travaux » en français. Le SOW est un document crucial dans le domaine des contrats et de la gestion de projets.
Le SOW peut ainsi être considéré comme un document visant à décrire de façon relativement détaillée les tâches, les objectifs, les livrables et les responsabilités de différentes parties prenantes à un projet ou à un contrat.
En quelque sorte, on peut résumer que le SOW définit ce qui fait partie d’un projet, ainsi que ce qui n’en fait pas partie !
B. Le SOW et les contrats
Le SOW n’est (presque) jamais un contrat à part entière. C’est une partie du contrat, parfois même la plus importante de ce dernier !
Il figure souvent en annexe d’un contrat et vise à définir clairement les attentes et les exigences de chaque partie dans le cadre d’un projet. Il sert de base solide pour la planification, l’exécution et le suivi des projets, garantissant que toutes les parties sont alignées sur les objectifs et les échéances.
On retrouve fréquemment des SOW dans le cadre de RFP ou appels d’offres, ainsi que dans le cadre de contrats industriels (partenariats, contrats cadre, etc.) ou encore dans les contrats IT (MSA, Infogérance, etc.).
Le SOW est généralement soumis à d’âpres négociations entre les parties, et fait souvent intervenir l’expertise d’un contract manager, pour sa rédaction comme pour sa négociation.
C. Comment rédiger et négocier un SOW ?
Sacrée question à laquelle il serait osé de répondre autre chose que : « cela dépend ». En effet, l’objet du contrat, le contexte dans lequel il est conclu et plus généralement l’intention des parties cocontractantes vont fortement influencer son contenu et sa négociation.
1. Modèle de SOW :
Chez Prime Conseil, nous avons cependant travaillé sur des centaines de SOW. A cette occasion, nous avons pu identifier des caractéristiques communes ainsi que des thématiques récurrentes, permettant d’en dresser un plan type :
- Objectifs du projet
- Périmètre du projet (ou scope)
- Description générale des produits ou services
- Documents de référence et standards/normes applicables
- Liste des livrables
- Modalités et procédures de validation et d’acceptation
- Calendrier et découpage du projet (avec potentiellement un WBS)
- Interlocuteurs
2. Quelques conseils
En matière de rédaction, le SOW est un exercice délicat. Il convient d’être ni trop pointilleux afin de ne pas s’enfermer contractuellement dans un cadre qui ne laissera pas de marge de manoeuvre au chef de projet, ni trop vague afin de ne pas offrir trop de latitude à un cocontractant récalcitrant et ainsi créer un foyer potentiel de contentieux. Parmi nos astuces :
- pensez à vous réunir en amont avec les interlocuteurs projet afin de bien définir ce qui est en dehors du scope du contrat,
- déterminez collectivement vos priorités et « must have »,
- assurez vous de la cohérence des renvois, notamment vers les spécifications et autres cahier des charges.
En termes de négociation, nous recommandons souvent de distinguer la négociation du corps du contrat, qui est fréquemment assurée par commerciaux et juristes, de celle du SOW qui fait davantage intervenir le contract manager. Idéalement, la négociation du SOW pourra se faire en amont (puisque si les parties ne s’accordent pas sur son contenu, il n’y aura pas de contrat) mais en pratique, la vie des projets et leur cycle de commercialisation ne le permet que trop rarement.
Conclusion
Vous avez désormais les bases pour comprendre c’est qu’est un SOW, pouvoir en parler. Le SOW est une des pièces maîtresses du contrat. Le maîtriser c’est optimiser les chances d’une bonne exécution du contrat, faciliter le travail du chef de projet et aussi limiter les risques de contentieux. En bref, savoir rédiger et négocier un SOW vous permettra d’améliorer vos compétences en contract management (et de négocier des accords win-win).
Devenir un expert du SOW demande une certaine expérience. Peut être ne réussirez-vous pas du premier coup à rédiger un statement of work exhaustif. Cependant, l’essentiel est de s’entraîner, d’itérer et d’apprendre. Bref, maintenant c’est à vous de faire le grand SOW !
