En théorie, le terme "gestion des contrats" devrait être la traduction française littérale de ce que l'on appelle "contract management" chez nos amis anglo-saxons. En pratique, tout contract manager aguerri aura pu constater que ces deux termes ne désignent pas la même chose. L'acception française renvoie le plus souvent à l'administration des contrats, alors que sa version anglaise est plus englobante. Or, ce qui peut à première vue sembler n'être qu'un glissement sémantique pèse en pratique sur le métier, et plus largement sur la place que l'entreprise accorde à ses contrats.
La gestion des contrats : une traduction littérale limitée en pratique
Comme nous l'avons vu plus haut, sur le papier la gestion des contrats serait la traduction la plus fidèle du contract management. Dans les faits, lorsque l'on entend une organisation parler de "gérer ses contrats", c'est le plus souvent avec des sujets qui relèvent de l'administration tels que : où sont stockés mes contrats ? qui doit signer les contrats ? ou encore quand arrivent-ils à échéance ?
Les éditeurs de logiciels sont pour beaucoup dans le dévoiement de ce mot clé, et dans la compréhension de ce que recouvre la gestion des contrats dans les organisations. En effet, les solutions de CLM (contract lifecycle management) répondent à un besoin réel, et leurs éditeurs ont investi massivement pour occuper l'expression, jusque dans les résultats des moteurs de recherche. À force, "gestion des contrats" a fini par désigner ce qu'un CLM sait faire : stocker, indexer, alerter.
Face à la cannibalisation du terme "gestion des contrats", une autre traduction a émergé, celle du "pilotage des contrats", surtout chez les acteurs publics attachés à l'emploi de la langue française. Cette autre traduction, moins fidèle à l'original, a d'une part le mérite de remettre l'action au centre, mais d'autre part une limite de taille puisque le terme est souvent compris comme couvrant la seule période qui suit la signature. Or le contract management commence bien avant, dès la stratégie contractuelle et la négociation, comme le montre le cycle de vie des contrats. En définitive, aucun terme français ne recouvre aujourd'hui toute la discipline, ce qui explique en partie que l'anglais se maintienne.
L'administration des contrats, un socle aussi indispensable qu'insuffisant
Commençons ce paragraphe en rappelant que l'administration de contrats est une activité utile et nécessaire. Pour une organisation qui débute, c'est même souvent le premier pas : réunir ses contrats au même endroit, le fameux repository, en extraire les grandes caractéristiques (parties, montants, dates de début et de fin) et y donner accès à ceux qui en ont besoin.
Ce travail administratif est une fondation qui va permettre à une organisation d'évoluer vers le contract management. Sans administration, il n'est pas rare qu'une organisation se rende compte, à l'occasion d'un différend, qu'elle ne retrouve pas la dernière version signée d'un avenant. Or, on ne peut manager des engagements contractuels que l'on ne sait pas identifier.
Ceci étant dit, il existe aussi un certain nombre d'organisations au sein desquelles le contrat est administré (notamment via un CLM) puis confié à une direction commerciale avant sa signature, ou à une direction projet après signature, le tout avec le support ponctuel de juristes, acheteurs et autres contrôleurs de gestion. C'est précisément là que se referme sur une organisation le piège de la confusion entre gestion des contrats et contract management.
Ce que la confusion coûte aux contract managers
Ce piège qui se referme sur l'organisation touche en premier lieu les personnes. Contract administrator et contract manager sont deux métiers différents, avec des compétences, des niveaux de responsabilité et des interlocuteurs qui ne se recouvrent pas. Lorsqu'un seul mot désigne les deux, on ne sait plus lequel on recrute.
Ce piège touche plus généralement à notre discipline. Assimiler le contract management à de l'administration trouble les contours de la discipline, rend complexe la fixation d'objectifs et in fine ne permet pas de correctement définir les compétences qu'il demande. Les fiches de poste et annonces de recrutement en sont l'une des conséquences les plus visibles avec des niveaux de rémunération, des qualifications requises, des missions ou même des intitulés on ne peut plus hétérogènes.
Le risque de fond est un glissement progressif vers le bas, vers une massification généraliste. Le métier de contract manager pourrait ainsi perdre sa dimension stratégique au profit de sa dimension administrative, et l'on verrait les organisations multiplier les ressources d'administration là où elles auraient besoin d'un contract management capable d'agir sur le compte de résultat et non sur l'envoi de courriers ou l'archivage d'avenants.
Ce que la confusion coûte aux organisations
L'autre versant de ce piège, qui va au-delà d'un sujet sémantique, c'est une mauvaise conception du contrat qui s'installe dans les organisations. Si l'on considère le sujet comme relevant d'un support administratif, le contrat est un objet statique : un acte juridique, signé puis rangé. A l'inverse, en traitant le contract management tel qu'il doit l'être, le contrat devient un objet vivant, qui contribue directement au résultat de l'entreprise.
La différence se voit à chaque étape du cycle de vie des contrats, par exemple lors de la survenance d'un événement en cours d'exécution. Un fournisseur prend du retard, un client demande une modification. L'administration prend acte du retard, envoie un courrier, enregistre l'avenant une fois signé, et éventuellement constate la pénalité une fois appliquée. En d'autres termes, l'administration de contrats agit a posteriori, elle prend acte des dégâts. A contrario, le contract management a vocation à anticiper, à intervenir plus tôt. Le contract manager identifie et qualifie les écarts dès leur survenance, notifie dans les délais, chiffre l'impact et prépare la discussion. Le contrat devient un moyen de préserver les délais, les marges et la relation entre les parties.
En somme, l'entreprise qui confond les deux court un risque précis : croire le sujet sous contrôle parce qu'un CLM existe ou qu'une personne administre le contrat, alors que le véritable contract management ne se limite pas à l'administration.
Comment reconnaître une organisation qui administre sans manager ?
Pour dresser un portrait-robot rapide, il y a des signes qui ne trompent pas :
- Les contrats sont consultés lorsqu'un problème est déjà là.
- Au stade de l'établissement de l'offre, seul un juriste est consulté en bout de course
- Il n'existe pas de revue de risques et opportunités avant de signer un contrat
- Les équipes en charge de l'exécution du contrat n'ont pas connaissance du contrat et de ses annexes
- Les obligations en matière documentaire, de comitologie ou encore de livrables ne sont pas suivies rigoureusement
- Aucun document ne trace les écarts au contrat
- Les indicateurs contractuels suivis portent sur le nombre de contrats et les échéances, et non sur les événements, écarts, réclamations ou marge.
Il existe en réalité de nombreux points permettant de discriminer gestion des contrats et contract management. Nous avons notamment mis en place un auto-diagnostic de maturité accessible gratuitement.
Ne faire que de l'administration de contrats et non du contract management n'est toutefois pas une fatalité. L'administration est souvent une étape nécessaire, la question à se poser est celle de savoir : (i) si l'organisation est consciente de ne faire que de la gestion de contrats et non du contract management, et (ii) si l'organisation a pour objectif (et se donne les moyens pour) d'évoluer vers le contract management.
Au-delà de la sémantique
A quelques lignes de la fin de cet article, nous espérons vous avoir convaincu que cette différence entre gestion des contrats et contract management n'a rien d'une querelle de vocabulaire. Les mots sont importants, ils déterminent ce que l'on attend d'une fonction, les profils que l'on recrute et le moment où on les fait intervenir. Tant que le contrat reste un document à administrer, à classer, sa contribution à la performance reste illusoire, alors qu'à l'inverse tout l'enjeu du contract management réside dans le fait de contribuer, au travers du contrat, à la performance d'un projet.