Contexte :
Une ETI évoluant dans le secteur des énergies renouvelables souhaitait professionnaliser sa pratique du contract management, et pour cela mettre en place des processus et outils dédiés, qui s’articulent autour des processus d’avant vente et de gestion de projets. Un objectif de gain de temps et de sécurisation des contrats en cours de négociation, ainsi qu’en cours d’exécution a ainsi été formalisé.
Besoin :
Pour cela, le client avait besoin de réaliser un rapide diagnostic des pratiques existantes, afin de ne pas recréer un énième formulaire ou tableau, mais plutôt articuler ces nouvelles pratiques dans les usages et pratiques actuelles du groupe pour ne pas générer de résistance au changement inutile et produire des résultats rapides.
L’intervention de Prime Conseil
Au cours d’une mission qui s’est déroulée sur quelques semaines, notre consultant a commencé par collecter et analyser les différents éléments existants (grille d’évaluation d’offres, support de présentation et de validation des offres, analyse financière des projets, tableau de suivi des provisions, etc.), puis dans un second temps a pu rencontrer et interroger différents acteurs du cycle de vie des contrats (business developpers, ingénieurs avant-vente, contrôleurs de gestion, juristes, chefs de projets, management). Ces deux premières étapes ont permis d’identifier certains axes d’amélioration et besoins :
- un manque d’uniformité dans la façon dont les risques et opportunités sont identifiés, analysés et pondérés,
- un nombre assez significatifs de tableaux et fichiers à compléter, parfois méconnus par certains interlocuteurs,
- une culture contract management assez peu présente malgré de bons réflexes,
- une absence de centralisation de l’information
- un cloisonnement entre les étapes du cycle de vie des contrats (les documents complétés en phase de RAO ne suivent pas en phase projet).
Face à ces différents constats, il a ainsi fallu :
- repenser le processus dans son ensemble pour imaginer intégrer le contract management à des formulaires et documents existants afin de ne pas alourdir le processus administratif
- sensibiliser les différents acteurs sur l’intérêt du contract management, et l’apport de ces processus que ce soit en matière de gain de temps, de vision d’ensemble et partage d’information
- créer des fichiers interconnectés, permettant d’éviter les double saisies, de transmettre l’information automatiquement au chef de projet lors de la passation et de générer des visuels à insérer directement dans les slides (selon processus existant)
- formaliser des processus simples, actionnables au moyen de fiches synthétiques et RACI
- procéder par itération, en programmant des points d’étape (REX) à 1 mois, à 2 mois et à 3 mois pour voir ce qui fonctionne/ne fonctionne pas, et adapter les fichiers.
Résultat :
Au lieu de mettre en place de nouveaux outils, il a plutôt été proposé d’intégrer le contract management aux outils existants et d’en réduire le nombre. Cette proposition formulée par notre consultant a été grandement appréciée, à la fois par la direction mais également par les équipes qui mettent en oeuvre ces outils au quotidien, qui ont vu leur charge de travail allégée. La mise en place de ces nouveaux processus et outils a également été l’opportunité de sensibiliser une nouvelle fois les différents acteurs du contrat à ce qu’est le contract management.
