Qu’on le veuille ou non, le monde des affaires est devenu complexe et contractuel. La gestion de contrats est désormais bien plus qu’une simple formalité bureaucratique. Le contrat est aujourd’hui un levier de croissance, un vecteur de réduction des risques et d’optimisation des ressources pour les entreprises de toutes tailles.
Après ce premier paragraphe introductif, vous avez certainement déjà deviné notre point de vue en matière de contract management ! Cet article vous emmène dans les coulisses de cette discipline essentielle, et vous révèle comment elle peut transformer votre entreprise, renforcer son agilité et ouvrir la voie à des partenariats fructueux.
1. L’enjeu stratégique de la gestion de contrat en entreprise
a. Le contract management : définition et fonctions
Nous n’allons pas dans cet article revenir dans le détail sur la définition du contract management, mais simplement en quelques mots rappeler qu’il s’agit d’une discipline récente qui vise à optimiser chaque étape du cycle de vie des contrats, pour en extraire un maximum de valeur.
Les fonctions et principaux rôles attribués au contract management peuvent être d’une nature assez variée selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise. A titre d’illustration, on retrouve sous un même nom
- Dans le monde industriel des contract managers en charge du pilotage et de l’exécution de projets complexes (énergie, rail, BTP, défense, etc.), qui vont notamment s’occuper du suivi de la performance technique et financière du contrat ;
- Dans le secteur de l’IT, des contract managers qui vont plus être dédiés à des problématiques et enjeux de management de prestataires de services d’infogérance, éditeurs et autres intégrateurs, et vont plus particulièrement être confrontés à des sujets tels que les SLA, KPI, disponibilité du système d’information ou encore négociations et appels d’offres.
Ainsi, si les qualités essentielles d’un contract manager restent globalement identiques, le domaine d’application dans lequel ces derniers sont susceptibles d’évoluer modifient substantiellement leurs fonctions et périmètre d’intervention.
b. La gestion de contrats au service de la profitabilité
Le contract management ne se limite pas à la gestion administrative des contrats. La fonction contribue activement à la pérennité de l’entreprise. Tout d’abord, en amont, lors des phases d’avant-vente, avec un travail de rédaction et de négociation qui permet, en support des équipes commerciales, de contribuer à la prise de commande et à la sécurisation du chiffre d’affaires, dans des conditions optimales.
Ensuite, lors de l’exécution du contrat, le contract manager s’assure que les termes du contrat sont respectés, que les travaux supplémentaires et autres déviations au contrat font l’objet d’avenants, et plus généralement que les coûts sont maîtrisés. Il veille à ce que les parties impliquées honorent leurs obligations, ce qui réduit les pertes financières potentielles.
La gestion des risques est une autre dimension cruciale du travail du contract manager. En identifiant et en évaluant les risques contractuels, il permet à l’entreprise de prendre des décisions éclairées pour minimiser les éventuelles perturbations et pertes financières. De plus, le contract manager joue un rôle essentiel dans la résolution de précontentieux, en anticipant les conflits potentiels et en œuvrant pour trouver des solutions avant qu’ils ne se transforment en litiges coûteux.
En fin de compte, le contract manager est un acteur clé pour l’entreprise, contribuant tant aux opérations de haut de bilan qu’à celles relevant du bas de bilan. En garantissant la conformité des contrats et en minimisant les risques, il favorise la génération de revenus en créant un environnement favorable aux affaires. Parallèlement, en préservant les marges, en évitant des coûts inutiles et en gérant efficacement les précontentieux, il contribue également à la rentabilité des projets et à la préservation du bas de bilan. Ainsi, le contract manager est bien plus qu’un simple gestionnaire de contrats ; il est un atout stratégique pour l’entreprise, influençant positivement son succès opérationnel et financier.
2. La place centrale du contract management
a. Le positionnement particulier du métier de contract manager
Le rôle du contract manager occupe une place centrale dans la gestion des contrats au sein des entreprises. Cependant, son rattachement hiérarchique peut varier considérablement, avec parfois un rattachement à la direction juridique, à la direction projet, ou d’autres directions (achats, IT, etc.), en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Ce positionnement variable témoigne de la jeunesse de la discipline. En effet, le contract management étant un domaine relativement récent, il est en constante évolution, et les contours du métier continuent de se préciser au fil du temps. Un rôle de pilotage du cycle contractuel tout au long de la vie du contrat qui fait non seulement appel à la maîtrise des risques contractuels, mais aussi à de nombreuses autres compétences et expertises, au croisement de nombreuses autres disciplines.
b. Le contract management, trait d’union entre acteurs du contrat
Selon une étude menée par World Commerce & Contracts (que nous avons récemment relayée dans un post Linkedin), près du tiers (29% exactement) des collaborateurs d’une entreprise sont, de près ou de loin, impliqués dans le cycle de vie d’un contrat.
Cette étude met en évidence le rôle transversal du contract management, qui agit comme un trait d’union essentiel entre diverses fonctions au sein de l’entreprise. Les interfaces avec la gestion de projets, les achats, le juridique, la finance, le commerce, et d’autres fonctions opérationnelles sont autant de domaines où le contract manager joue un rôle de piston pour assurer la cohérence et l’efficacité des contrats.
En collaborant avec les équipes de chef de projet, il veille à l’alignement des contrats sur les objectifs de ces projets, garantissant ainsi une exécution en douceur. Dans le département des achats, il contribue à l’optimisation des accords commerciaux et des fournisseurs, ou encore aux processus d’appels d’offres. Le juridique s’appuie sur le contract manager sur les aspects opérationnels tels que le claim management, ou encore l’appui à la rédaction de documents techniques. La finance bénéficie de son expertise pour relayer les sujets de trésorerie, de marges et les risques juridiques et financiers dans les contrats. Enfin, le contract manager est également un partenaire essentiel pour les équipes commerciales, tant dans les phases d’avant-vente que de négociation. En somme, le CM agit comme un pilier de collaboration transversale, renforçant l’efficacité des contrats et leur rôle en tant que support essentiel à la réussite de l’entreprise.
c. L’impact opérationnel du contract manager sur le cycle de vie des contrats
Nous l’avons vu jusqu’ici, le contract management n’est pas une énième fonction bureaucratique. C’est un métier de terrain, dont l’essence réside dans la compréhension des contrats bien au-delà de leur rédaction. La valeur ajoutée d’un contract manager ne réside pas dans sa capacité à rédiger et empiler des clauses, mais plutôt dans leur expertise pour en saisir leur portée et de savoir les manier pour les rendre applicables, concrètes, et créatrices de valeur. Cette distinction est cruciale : là où le juridique est généralement une fonction support, le contract management s’affirme comme une fonction opérationnelle.
Le contract manager agit comme un acteur-clé au sein de l’entreprise, veillant à ce que les contrats soient non seulement en conformité avec la législation, mais aussi en harmonie avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. En préservant les marges, en minimisant les risques et en gérant les précontentieux, il joue un rôle proactif dans la réussite opérationnelle des projets. En agissant de manière proactive, il devient un catalyseur de la génération de revenus et de la rentabilité des opérations. Ainsi, le contract manager incarne l’idée que la gestion des contrats ne se résume pas à un ensemble de règles administratives, mais à un levier opérationnel majeur qui impacte positivement les performances de l’entreprise à tous les niveaux.
3. Comment structurer le contract management en entreprise ?
a. Mettre en place des processus de contract management
b. La mise en place d’un outil de contract management
La deuxième étape essentielle pour structurer la pratique du contract management en entreprise réside dans la mise en place d’un outil dédié. Cet outil facilite la gestion, le suivi, et l’analyse des contrats tout au long de leur cycle de vie. Il existe deux principales catégories d’outils : les CLM (contract lifecycle management), tels qu’Hyperlex, Leeway, Gino, et les outils de collaboration et de gestion de projets qui peuvent être adaptés aux besoins des entreprises plus petites ou moins matures.
Les CLM, ou solutions de gestion du cycle de vie des contrats, offrent des fonctionnalités avancées pour gérer efficacement tous les aspects des contrats, de la création à l’exécution, en passant par le suivi et la conformité. Ils permettent une automatisation accrue des processus, la génération de rapports détaillés, et la gestion centralisée de l’ensemble des contrats de l’entreprise. Pour les entreprises de taille importante ou celles nécessitant une gestion très pointue des contrats, les CLM sont souvent un choix judicieux.
Pour les entreprises plus petites ou moins matures, des outils de collaboration et de gestion de projets peuvent également faire l’affaire. Ils permettent une gestion basique des contrats, en offrant un espace pour stocker et partager les documents contractuels, ainsi que des fonctionnalités de suivi et de rappel. Bien que moins sophistiqués que les CLM, ces outils peuvent être une première étape dans la structuration du contract management pour les entreprises qui ne nécessitent pas une solution complexe.
La mise en place d’un outil de contract management, qu’il soit un CLM ou un outil de collaboration et de gestion de projets, est essentielle pour garantir la visibilité, le contrôle, et l’efficacité dans la gestion des contrats. Le choix de l’outil dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise, de sa taille, de son niveau de maturité, et de ses objectifs en matière de contract management.
c. Faire appel à un consultant en contract management
Enfin, la dernière bonne pratique pour faire germer une démarche et une stratégie de contract management consiste à faire appel à un consultant en contract management. Les consultants peuvent en effet apporter une expertise opérationnelle précieuse qui peut soutenir l’entreprise à divers niveaux.
Tout d’abord, les consultants en contract management possèdent une connaissance pointue des meilleures pratiques et des méthodologies dans le domaine. Ils peuvent guider l’entreprise dans la mise en place de processus efficaces, en prenant en compte les spécificités de l’organisation. Leur expérience permet d’éviter les écueils courants et d’assurer une mise en place rapide et fluide.
De plus, les consultants en contract management peuvent apporter leur expertise dans la sélection et la mise en place d’outils de gestion de contrats, en recommandant des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise. Ils sont en mesure d’assister dans l’intégration de ces outils au sein de l’organisation, en garantissant une transition en douceur.
Enfin, l’un des avantages majeurs de faire appel à un consultant en contract management réside dans leur capacité à fournir une assistance en matière de gestion de contrats sur des projets complexes, à tout stade de leur cycle de vie. Que ce soit pour la négociation de contrats, le risk management, la gestion de risques financiers, ou la résolution de précontentieux, leur expertise opérationnelle peut faire la différence dans la réussite de projets critiques pour l’entreprise.
En somme, le recours à un consultant en contract management offre une opportunité de bénéficier d’une expertise pointue pour structurer et optimiser la gestion des contrats en entreprise. Leur contribution peut s’étendre de la mise en place de processus et d’outils à l’assistance sur des projets complexes, ce qui en fait un atout précieux pour les organisations cherchant à renforcer leur contract management.
