Dans un précédent article, nous avons présenté le statement of work (ou « SOW »), donné sa définition et présenter quelques rapides conseils sur le sujet.

Dans cet article, nous vous proposons à présent de passer de la théorie à la pratique en rentrant dans le détail, en allant dans le fond du SOW (appréciez le jeu de mots) qui constitue un des principaux documents contractuels que doit savoir manier le contract manager. Pour cela, nous vous proposons, dans un premier temps de (a) commencer par expliquer pourquoi mettre en place un SOW, puis (b) de dresser une check-list des 10 bonnes pratiques à observer pour un SOW réussi, avant de vous donner en dernière partie (c) un template de SOW que vous pourrez réutiliser.

A. Pourquoi rédiger un SOW ?

Sans revenir sur notre précédent article mentionné en préambule, un Statement of Work (SOW) est un document essentiel dans la plupart des contrats complexes (IT, ingénierie, grands projets, etc). Le SOW définit les attentes, les responsabilités et les obligations de chaque partie impliquée dans un projet. En établissant clairement ces éléments dès le départ, un SOW permet de prévenir les malentendus et de réduire les risques de conflits ultérieurs. En effet, un SOW bien rédigé sert de référence tout au long du projet, garantissant que toutes les parties comprennent et respectent les termes convenus​​​​.

Un autre avantage majeur de la rédaction d’un SOW est qu’il permet de structurer et de détailler les livrables attendus. Cela inclut les spécifications techniques, les délais, les critères de performance et les exigences de qualité. En ayant une vision claire et détaillée de ce qui doit être accompli, les équipes de projet peuvent mieux planifier leurs ressources et leurs activités, ce qui améliore l’efficacité et la productivité. De plus, cette clarté permet de mieux gérer les attentes des clients ou des parties prenantes​​​​.

Le SOW joue également un rôle essentiel dans la gestion des coûts et des budgets. En définissant précisément les tâches à réaliser, les ressources nécessaires et les échéances, il devient plus facile de suivre les dépenses et de s’assurer que le projet reste dans les limites budgétaires prévues. Cela contribue à éviter les dépassements de coûts et les retards, qui peuvent avoir des conséquences financières importantes pour l’entreprise. De plus, un bon SOW facilite les discussions et les négociations avec les fournisseurs et les sous-traitants, car il établit une base de travail claire et commune​​​​.

Enfin, rédiger un SOW permet de renforcer la transparence et la responsabilité au sein de l’équipe projet et vis-à-vis des clients. En documentant les rôles et responsabilités de chaque partie, ainsi que les processus de contrôle et de validation des livrables, le SOW crée un cadre de travail structuré et transparent. Cette transparence aide à établir la confiance entre les parties et à assurer une meilleure collaboration tout au long du projet. De plus, en cas de désaccord ou de litige, le SOW peut servir de document de référence pour résoudre les conflits de manière équitable et rapide​​​​.

En conclusion, rédiger un SOW est une pratique essentielle pour garantir le succès des projets, un élément clé de l’analyse des risques et opportunités par le contract manager. Le Statement of Work, une fois rédigé, doit permettre d’avoir une vision claire et détaillée des attentes du projet, mais aussi faciliter la gestion de projet en renforcant la transparence entre les parties prenantes. Pour ces raisons, il est crucial de consacrer du temps et des efforts à la rédaction d’un SOW de qualité, plus facile à dire qu’à faire.. mais on vous donne quelques clés dans les sections B et C ci-dessous !

B. SOW : Top 10 des bonnes pratiques

Nous l’avons vu juste avant, le SOW est un élément clé dans les contrats informatiques ou plus généralement les contrats l’ingénierie faisant appel à de la gestion de projets. Pour être certain de ne pas passer à côté de l’essentiel, nous avons ainsi préparé une check-list, à conserver avec vous lors de la rédaction ou lors de la relecture de ces SOW. Voici donc les 10 éléments clés à vérifier dans le SOW d’un contrat IT :

1. Privilégiez l’organisation d’une réunion dédiée plutôt que l’email : cela semble trivial, mais pour un sujet aussi sensible que la revue ou la rédaction d’un SOW, il est préférable de pouvoir échanger, au cours d’une réunion dédiée, sur le SOW et son contenu, plutôt que de partager ce dernier dans un email qui, trop souvent, restera coincé dans une boîte de réception ou sera lu en diagonale.
2. Faites contribuer activement les différentes parties prenantes : plutôt que de proposer une relecture globale du document qui placera chacun de vos interlocuteurs dans une position plutôt passive et risque de ne pas challenger le status quo, découpez le SOW en différents lots ou sections en fonction des contributions souhaitées et demandez clairement à chaque partie prenante d’apporter une contribution sur cette section. Par exemple, vous pourrez demander à un responsable qualité de revoir la section dédiée à l’assurance qualité, ou encore à un responsable HSE de prendre connaissance des sections sur les engagements et attentes en matière de « safety » et d’y apporter un minimum de 3 inputs.
3. Mettez vous dans la peau de l’autre : si certains éléments vous semblent clairs et sans équivoque, en est-il de même pour votre (ou vos) cocontractant ? Si l’on peut parfois être tenté de laisser une rédaction approximative en suspens, notamment pour s’éviter toute négociation complexe, il s’agit malheureusement rarement de la bonne position à adopter. Pour reprendre une citation de N. Boileau : « ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. ». En bref : méfiez vous des rédactions approximatives, des raccourcis et autres incohérences qui seront autant d’épines dans votre pied en phase d’exécution de projet. A minima, le flou rédactionnel doit avoir été identifié, compris, et ses impacts quantifiés.
4. Commencez par un plan détaillé : face à l’angoisse de la feuille blanche (ou la flemme, « disons les termes »), le plus simple est de s’atteler au fond plutôt qu’à la forme. Tel un architecte du contrat (et du SOW en l’espèce), commencez par établir un plan (le chapitre C ci-dessous pourra vous aider), puis à le détailler, afin que soient traités tous les sujets que vous souhaitez aborder. Une fois ce plan détaillé validé, vous n’aurez plus qu’à le compléter.
5. Assurez-vous de la présence d’un RACI : cela peut aussi porter un autre nom tel un « workshare », mais l’essentiel est que le « qui fait quoi » soit clairement identifié dans le SOW. Qui s’occupera de la coordination des différents lots ? Serai-je consulté ou informé lors de l’envoi des rapports mensuels de mon partenaire ? Etc. Autant de questions qui ne doivent pas rester sans réponse, notamment s’agissant des sujets de pilotage de projet et de contrats, au risque de le payer en matière d’organisation.
6.  Méfiez vous des interfaces : peut être l’une des bonnes pratiques les plus importantes mais aussi les plus négligées dans les SOW ! Si dans le point précédent nous avons parlé du RACI et du « qui fait quoi », on observe trop fréquemment un découpage clair des rôles et activités des parties s’agissant des principales composantes d’un projet, mais un traitement superficiel des interfaces, que ce soit par manque de temps, manque d’attention ou manque de connaissance technique (chaque partie étant en principe experte sur son coeur de métier, mais un peu moins dans celui du cocontractant). La principale recommandation ici est d’identifier ces interfaces (qui constituent quasi systématiquement des zones de friction en phase d’exécution de contrat) et de prendre le temps d’échanger avec les différentes parties prenantes concernées pour identifier les risques, clarifier les rôles, et mettre en place les actions nécessaires pour rester en contrôle.
7. Décrivez clairement vos livrables et indicateurs de performance : il est parfois difficile, pour une société qui achète des produits, des services ou une technologie dont elle n’est pas experte, de traduire avec précision son besoin opérationnel. Il convient ainsi, que vous soyez en position de fournisseur ou de donneur d’ordre, de définir avec précision ce qui doit être livré, qu’il s’agisse de produits ou de services. A titre d’exemple, tout d’abord sur le plan documentaire, plutôt que de faire une liste d’intitulés de livrables documentaires, pensez pour chaque document à préciser ce qu’ils doivent contenir. Ensuite, lorsqu’il s’agit de produit, il s’agira parfois en plus d’une fiche technique de préciser l’usage (intended use) de ces derniers, ainsi que de faire mention des données d’entrées et/ou contraintes opérationnelles auxquelles le produit devra répondre. Enfin, les indicateurs de performance sont également importants, qu’il s’agisse de SLA dans les contrats d’infogérance ou de tenue au vent ou d’endurance pour un drone aérien (UAV), ces indicateurs sont particulièrement importants dans un SOW.
8. Soyez précis sur les conditions d’acceptation : enfin aussi précis que possible au stade de la rédaction du SOW. A minima, indiquez qui rédigera et qui validera la procédure d’essais ou de recette, les principaux éléments à contrôler au moment de ces opérations de réception, ainsi que les modalités (avec ou sans réserves) et conséquences en cas de non-conformité totale ou partielle.
9. Evitez de faire le SOW à la dernière minute : au risque de ne pas avoir le temps de mettre en oeuvre les bonnes pratiques que nous venons d’évoquer. Le SOW en last minute, c’est une mauvaise habitude que nous constatons très (trop) souvent au sein de nombreuses entreprises. Pour convaincre tout le monde de l’importance de prioriser le SOW dans la liste des documents à rédiger en priorité (au même titre que le contrat!), dites vous que si le contrat permet en effet de sécuriser une prise de commande, le SOW permet de sécuriser la marge sur projet ! C’est évidemment un grand raccourci mais pour schématiser, on peut se dire que si le contrat permet de constater du CA, le SOW permet de préserver un EBITDA ! La qualité de votre SOW impactera l’exécution de votre projet, et dans la plupart des cas sa rentabilité, concept à distiller au sein de vos équipes pour mobiliser tout le monde autour de ce document.
10. Assurez-vous de la place du SOW dans la hiérarchie des documents contractuels : une bonne pratique qui semble tomber sous le sens, mais qui dans les faits est une étape parfois oubliée ou négligée. En effet, vous aurez beau consacrer beaucoup de temps et d’efforts à réaliser un magnifique SOW, si ce dernier se retrouve relégué à la dernière place des documents applicables, derrière l’offre et les CGV de votre fournisseur (si vous êtes acheteur), des minutes of meeting d’une réunion de négociation (c’est malheureusement du déjà vu) ou encore les modèles de garanties bancaires, votre SOW risque de voir son utilité réduite comme peau de chagrin.

Nous en avons terminé avec ces 10 bonnes pratiques. Si vous en identifiez davantage, n’hésitez pas à nous le faire savoir en commentaire, ou en nous contactant directement !

C. Modèle de SOW

Enfin, vous êtes peut être en train de lire cet article rien que pour le modèle, nous y arrivons donc. Tout d’abord, commençons par quelques rappels (et un important disclaimer) : un SOW doit être personnalisé ! Il doit répondre aux besoins et contraintes spécifiques d’une entreprise, d’un projet. Le SOW sera d’ailleurs différent selon la nature des projets. Un projet informatique aura inévitablement un contenu différent d’un projet de construction, qui lui même diffèrera d’un projet d’acquisition de véhicules blindés par un gouvernement.

Cependant, il nous paraissait difficile de terminer cet article en vous laissant sur votre faim ! Nous avons donc préparé ci-dessous un modèle type de plan de SOW, et avons ajouté quelques liens utiles permettant de télécharger des modèles de SOW au besoin :

1. Plan d’un SOW

A. Contexte

• Présentez le contexte général du projet, y compris les objectifs et les raisons justifiant ce projet.

B. Définitions

• Fournissez les définitions des termes clés et des acronymes utilisés dans le document pour garantir une compréhension commune.

C. Périmètre de fourniture

• Décrivez les produits, services et/ou résultats attendus du projet, y compris ce qui est inclus et exclu du périmètre. En cas de consortium, groupement ou parties multiples, indiquez qui fournit quoi.

D. Rôles et responsabilités

• Identifiez les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes du projet, notamment à l’aide d’un RACI si nécessaire, en portant une attention particulière aux interfaces

E. Calendrier

• Indiquez les principales étapes, jalons et les dates clés du projet, y compris les délais pour chaque livrable.

F. Liste des livrables

• Énumérez et décrivez les livrables spécifiques que chaque partie doit remettre, avec un minimum de détail et des indicateurs de performance ou de qualité si nécessaire.

G. Critères d’acceptation

• Détaillez les critères et les processus d’acceptation pour les livrables du projet, y compris les tests et les inspections requis.

H. Disponibilité et maintenance

• Spécifiez les exigences de disponibilité du produit ou service et les conditions de maintenance pendant et après la livraison.

I. Qualité et HSE

• Indiquez les normes de qualité à respecter ainsi que les exigences en matière de santé, sécurité et environnement.

J. Suivi de l’avancement du projet

• Décrivez les mécanismes et les outils de suivi de l’avancement du projet, y compris les rapports de progression et les réunions de suivi.

2. Templates de SOW à télécharger

Si vous avez besoin de SOW plus spécifiques à un domaine particulier d’activité (construction, IT, ingénierie, défense, etc.), quelques liens utiles peuvent vous donner un peu d’inspiration :

• SOW projet généraliste en anglais : modèle de SOW de l’Etat de Géorgie (USA)
• SOW projet de construction d’infrastructure : modèle de SOW du Gouvernement Indien
• SOW projet d’acquisition de véhicules : modèle de SOW du Gouvernement d’Arabie Saoudite
• SOW informatique (SaaS/EaaS) : modèle de SOW de l’administration des services généraux aux USA

Bonne lecture et à vos SOW !