Dans un monde de plus en plus marqué par l’incertitude et par des mutations profondes, le risk management ou la gestion des risques est une priorité pour toute entreprise qui légitimement tient à la préservation de sa stabilité, de sa croissance et de sa réputation. Cet élément stratégique se diffuse de plus en plus dans tous les domaines d’activité de l’entreprise et notamment dans la gestion contractuelle. Le contract manager est alors amené (ou est paramétré selon son profil pour) à intégrer de plus en plus cette notion et les compétences associées dans le cadre de ses missions. Certains indiqueront, à juste titre, que « risk management » et « contract management » (ou gestion des contrats) sont des métiers et des compétences différents mais chez Prime Conseil, nous sommes convaincus qu’avoir cette corde à son arc est essentielle et contribue à assurer la viabilité et la réussite des projets sur le long terme.
« Risk management », « contract management », des objectifs communs
Le risk management, est un processus visant à identifier, évaluer et atténuer les risques qui peuvent affecter une organisation. Ces risques peuvent prendre différentes formes, tels que des risques financiers, opérationnels, stratégiques, de conformité, politiques ou liés à des événements imprévus tels que des catastrophes naturelles. Il s’agit d’anticiper, évaluer et gérer ces risques afin d’en atténuer leur impact sur l’activité de l’entreprise et sa continuité.
Cette démarche proactive se décline dans les grandes lignes en 4 principales étapes :
- L’identification des risques : il s’agit d’établir un contexte, comprendre l’environnement et les objectifs de la structure, d’identifier les risques réels et potentiels auxquels elle pourrait être exposée. Cette approche inclut à la fois les risques internes, telles que des problématiques opérationnelles, ou externes telles que la volatilité des marchés en temps de crise, l’interruption dans la chaîne logistique, les cyber-attaques, etc.
- L’évaluation des risques : une fois les risques identifiés, ils sont évalués en termes de probabilité d’occurrence et d’impacts potentiels. Cette évaluation permet de hiérarchiser les risques en fonction de leur importance et de leur urgence.
- L’atténuation des risques : l’évaluation permet la mise en œuvre de stratégies d’atténuation des risques à un niveau jugé acceptable. Cela peut inclure la mise en œuvre de mesures préventives, la création de plans de contournement, l’adaptation des contrats d’assurances, une planification des ressources et la coordination efficace des parties prenantes qui passe par une bonne communication de l’état des risques.
- La surveillance et réévaluation des risques : la gestion des risques est un processus continu. Les risques évoluant, il nécessaire de les réévaluer ainsi que les mesures mises en place afin d’ajuster son approche par rapport aux objectifs de l’entreprise.
Une bonne gestion des risques met à jour les risques et les menaces, mais révèle également où se situent les opportunités et les actions visant à la pérennité de l’entreprise. On retrouve là les objectifs du contract management dans sa vision opérationnelle, à savoir notamment la limitation des éventuelles perturbations et pertes financières favorisant la génération de revenus par la création d’un environnement favorable aux affaires.
Quelles compétences pour être un super « Contract Risk Manager » ?
Le risk management et la gestion des contrats sont étroitement liées et se renforcent mutuellement. Nous savons tous que le risque est partie intégrante de tout projet et que le contract manager (ou de manière générale, tout chef de projet) y est tôt ou tard confronté. La prise de risque étant inévitable dans la vie des affaires, elle l’est nécessairement dans la gestion des contrats.
En intégrant une approche de gestion des risques dans le contract management, le contract manager apporte de l’agilité qui contribuera nécessairement à la profitabilité du projet mais aussi, comme nous pouvons le constater régulièrement, dans le renforcement de la confiance dans la relation commerciale.
Ainsi à l’heure des nombreux bouleversements que nous connaissons, quels sont les principales qualités que doit renforcer ou ajouter à sa panoplie le contract manager afin de parfaitement guider les choix stratégiques de l’entreprise ? Nous dressons une liste bien évidemment non-exhaustive pour intégrer le réflexe de gestion de l’incertitude dans l’approche du contract manager.
Des compétences techniques:
Renforcer ses compétences techniques dans les domaines financiers, comptables, juridiques ou environnementaux sont des atouts nécessaires à une détection plus aisée des risques et à l’accompagnement à la prise de décision, notamment pour ce qui est du provisionnement du risque.
Des compétences analytiques:
Savoir analyser les situations et données complexes en anticipant les impacts potentiels des risques par rapport aux objectifs fixés. Le contract manager intègre dans sa méthodologie les phases d’identification et d’évaluation des risques dès le démarrage du projet. Le traitement de ce point au stade préliminaire, en appliquant par exemple la méthode SWOT, permettra de mieux orienter l’offre, le choix des partenaires, préparer les négociations à venir en ayant connaissance des forces et des faiblesses internes et des menaces et opportunités externes ainsi que des priorités.
Une vision stratégique:
Aligner la gestion de risques avec les objectifs globaux du projet. Cela implique de comprendre en quoi les risques peuvent-ils influencer la stratégie à long terme. Le contract manager devra être force de propositions, apporter des solutions pragmatiques (le pragmatisme, une autre qualité importante) et mettre avant les opportunités susceptibles d’en découler afin de contrebalancer les risques. Il est important de ne pas percevoir le risque uniquement comme une source de problème mais surtout comme un révélateur d’opportunités.
La communication:
Être un bon communiquant est sans doute la clé de l’ensemble de ce processus. Une communication efficace des risques auprès des décideurs est cruciale et rassurant. Cela nécessite de partager des informations claires, pertinentes, transparentes et à favoriser une compréhension commune des enjeux liés aux risques. Cela permettra une meilleure prise de décision et de maximiser les chances de pérennité du projet.
Vous l’aurez compris, il s’agit d’ajouter le facteur risque aux compétences que vous maîtrisez sans doute déjà à merveille afin d’en faire un réflexe.
Conclusion
Le risk management est une discipline qui peut s’appliquer à tout niveau. Dans le cadre du contract management, notre expérience nous montre qu’elle est indispensable et augmente l’action du contract manager. L’anticipation de l’incertitude peut paraître un concept flou mais elle reste un outil à forte valeur ajoutée dans la sécurisation, l’efficience des projets contractuels et dans la création d’un environnement plus serein propice aux affaires.
