Le contract management est une discipline stratégique qui nous provient d’Outre-Atlantique. Il est ainsi souvent intéressant de se plonger dans leur pratique de la discipline, notamment afin de s’inspirer de leurs bonnes pratiques (ou best practices) compte tenu d’une maturité plus importante, notamment en matière de processus et documentation de la profession. Pour cela, nous avons choisi de faire un focus sur la Defense Contract Management Agency (DCMA), qui incarne cette quintessence de rigueur et d’excellence du contract management à l’américaine.
Créée il y a près de 25 ans, cette agence est au cœur de la gestion stratégique et opérationnelle des contrats de défense américains. À travers cet article, nous explorerons non seulement la définition et les missions de la DCMA, mais aussi l’impact considérable de ses actions et ses bonnes pratiques, offrant ainsi des leçons précieuses pour les organisations à travers le globe.
A. Qu’est ce que la DCMA ?
1. DCMA : définition
La DCMA est un acronyme qui signifie « Defense Contract Management Agency ». Comme son nom l’indique, il s’agit d’une agence qui dépend du département de la défense (DoD) des États-Unis chargée de la gestion des contrats de défense. Si l’agence a été créée il y a bientôt 25 ans, prenant la suite du DCMC créé en 1990, la gestion de contrats est professionnalisée depuis les années 60 au sein du DoD !
La DCMA joue aujourd’hui un rôle crucial dans gestion du cycle de vie des contrats de défense, assurant que les fournisseurs livrent ce qui a été promis, dans le respect des coûts, des délais et des standards de qualité.
Pour en savoir plus sur la DCMA, rendez-vous ici.
2. Missions de la DCMA
Les missions de la DCMA sont variées et essentielles pour la sécurité nationale et l’efficacité des dépenses militaires. Elles s’articulent autour de trois valeurs que sont : « intégrité, service et excellence », valeurs dont bon nombre de directions de contract management peuvent s’inspirer. Pour revenir sur les missions de l’Agence, voici les principales :
- Gestion des contrats : La DCMA surveille la conformité des fournisseurs aux exigences contractuelles, de la production à la livraison.
- Assurance qualité : Elle s’assure que les équipements et les matériaux fournis répondent aux standards de qualité stricts nécessaires pour les opérations de défense.
- Surveillance de la production : La DCMA supervise la chaîne de production pour prévenir tout retard potentiel ou problème de qualité pouvant affecter les forces armées.
- Audits : Elle réalise des audits réguliers pour garantir que les fonds sont utilisés efficacement et que les contrats sont exécutés équitablement.
- Support technique : L’agence offre également un support technique et une expertise pour aider à résoudre les problèmes spécifiques qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre des contrats.
Un aspect est ici très intéressant à noter en matière de contract management : celui du spectre couvert par la discipline, qui regroupe audits, surveillance et même assurance qualité, témoignant de l’importance du contract management outre atlantique !
3. Quelques chiffres
L’impact de la DCMA est significatif, car elle contribue non seulement à la sécurité nationale mais aussi à l’optimisation des ressources. En veillant à ce que chaque dollar dépensé contribue à la défense de manière efficace et efficiente, la DCMA joue un rôle pivot dans le maintien de la capacité opérationnelle des forces armées américaines.
L’impact chiffré des activités de la DCMA témoigne de l’importance et du rayonnement de l’Agence, avec des chiffres et indicateurs à donner le tournis.
- 230.000 contrats actifs sous gestion
- 3.8 trillions de dollars de contrats
- 10.000 employés
- 1.000 nouveaux contrats par jour
* Selon le site internet de la DCMA.
B. Bonnes pratiques de la DCMA
Vous devez vous douter qu’avec plus de 10.000 employés et 25 années d’existence (sans compter la legacy de la DCMC, ni des travaux préparatoires du DoD depuis les années 60), la DCMA est une mine d’or de bonnes pratiques !
1. Des procédures à profusion
Détrompez-vous : nous ne sommes pas des fervents défenseurs du process à tout va ! Cependant, force est de constater qu’une activité bien processée présente de nombreux avantages en matière de lisibilité, d’amélioration continue ou encore de continuité et qualité de service.
On trouve ainsi, parmi les « instructions » et « policies » de la DCMA, des documents clairs et guidelines simples à lire en matière d’analyse financière de contrats, de procédures de négociations ou encore de modifications et changements de prix. Bref, plus d’une cinquantaine de procédures (à l’américaine donc) dont il est possible de s’inspirer.
2. Une roadmap claire
La DCMA applique à la lettre la citation de Nicolas Boileau : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément ». En effet, l’agence publie des « strategic plans » clairs, indiquant un plan d’action, des priorités et une stratégie assumée de contract management.
Pour la période en cours (2022-2026), on retrouve ainsi les 4 priorités suivantes:
- Focus sur les livraisons conformes en délais et en qualité
- Amélioration de la flexibilité et des processus décisionnels dans les schémas d’acquisition
- Adoption d’outils et méthodes de travail pour fournir un maximum de valeur et se préparer aux enjeux à venir
- Innovation et modernisation des conditions de travail
3. Un positionnement et une organisation pertinents
Enfin, deux autres éléments sont à relever en tant que bonnes pratiques applicables à nos organisations françaises et européennes.
La première est le positionnement. En effet, la DCMA est directement rattachée au sein du DoD, au secrétariat de la Défense américain (cf. organigramme ci-dessous), ce qui lui permet à la fois de rester très près du besoin opérationnel, mais aussi d’avoir l’indépendance, la légitimité (et l’écoute) à haut niveau pour pouvoir évoluer et s’adapter rapidement aux mutations du contract management.
La seconde relève de son organisation car, toujours dans l’organigramme ci-dessus, on note une organisation matricielle, croisant secteurs géographiques et approches métier, permettant de fournir une expertise à 360° du contract management. S’il est difficile d’appliquer une telle organisation (+ de 10.000 personnes au sein de l’agence) à une équipe de contract managers évoluant au sein d’une entreprise, on peut cependant relever un croisement sectoriel et géographique qui peut être intéressant à mettre en place, d’autant que les contract managers ont souvent des backgrounds riches et variés.
Conclusion
Ce focus sur la Defense Contract Management Agency (DCMA) nous révèle non seulement l’importance stratégique que revêt le contract management au sein de la défense nationale américaine, mais aussi sa maturité en matière de contract management. Ses processus bien définis, son organisation efficace et ses stratégies proactives en matière de gestion et d’audit de contrats sont des éléments que toute organisation, qu’elle soit publique ou privée, peut chercher à émuler.
En s’inspirant (et en ré-adaptant) les principes de fonctionnement, valeurs et méthodes de la DCMA, les département de contract management français peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi accroître leur valeur ajoutée au sein de leur organisation, dans un environnement complexe et exigeant. Ainsi, la DCMA ne se contente pas de jouer un rôle crucial pour la sécurité des États-Unis, elle sert également de boussole pour le contract management à l’échelle internationale.
