Comment préparer efficacement sa négociation ?

Qu’il s’agisse de conclure un contrat à l’issue d’un appel d’offres, de résoudre un différend en phase d’exécution, ou de réajuster les termes d’un accord, cela passe par la négociation. Cette discipline qui ne s’improvise pas nécessite une préparation rigoureuse et une méthode structurée pour atteindre les objectifs visés.

Cet article présente quelques bonnes pratiques qui peuvent être mises en place par le contract manager ou plus généralement par tout acteur impliqué dans ce moment souvent redouté qu’est la négociation.

Définir sa méthode

Pour organiser votre réflexion avant une négociation, il est essentiel, en premier lieu, de définir et suivre une méthode. Il existe différentes méthodes permettant d’encadrer cette préparation. Nous pouvons citer, par exemple, la méthode A.T.R.O.C.E (oui, elle porte bien son nom). Cette méthode vous guide dans cette préparation à travers six étapes essentielles :

• Acteurs : Qui sont les intervenants internes et externes ?
• Terrains : Quels sont les sujets clés de la négociation (prix, délais, risques, etc.) ?
• Rapport de force : Quel est l’équilibre des forces entre les deux parties ?
• Objectifs : Quels sont vos objectifs principaux, et quels pourraient être ceux de l’autre partie ?
• Confrontation des objectifs : Où vos objectifs et ceux de l’autre se rejoignent-ils, et où sont les divergences ?
• Étapes : Quelles sont les phases clés de la négociation, et quels incidents pourraient survenir ?

Elle offre ainsi à travers cette démarche, que nous précisons ci-après, un cadre structuré qui balise efficacement la préparation.

Identifier les acteurs : qui intervient dans la négociation ?

Chaque négociation implique une diversité d’acteurs jouant des rôles distincts, qu’il est nécessaire d’identifier pour bien préparer la stratégie :

• Acteurs internes : Ces personnes sont directement présentes lors des discussions. Il peut s’agir de responsables de projet, d’acheteurs, de juristes, de financiers ou d’experts techniques. Leur mission est de défendre les intérêts du contrat et de leur organisation.
• Acteurs externes : Bien qu’absents de la table des négociations, certains acteurs exercent une influence déterminante et exercer un rôle de pression. Il peut s’agir de la direction, de clients, de partenaires stratégiques, etc.

Dans cette première étape, il sera important de comprendre non seulement qui sont ces acteurs, mais aussi quelles sont leurs motivations, attentes et éventuelles contraintes.

En effet, anticiper leurs positions permet d’affiner vos arguments et de préparer des réponses adaptées à leurs objections éventuelles. Par ailleurs, connaître les influences externes aide à prévoir d’éventuelles interférences ou soutiens.

Définir les territoires de la négociation

Les discussions ne se limitent jamais à un seul sujet. Une négociation couvre plusieurs enjeux, ou “territoires”, qu’il convient d’identifier clairement :

• Prix : Quelle structure tarifaire sera appliquée ? Quels ajustements sont envisageables en cas de variation des coûts des matières premières ou des délais ?
• Délais : Quelles sont les échéances critiques ? Existe-t-il une flexibilité possible pour minimiser les pénalités de retard ?
• Qualité et performance : Quels niveaux de garantie et de performance sont exigés ? Quels standards doivent être respectés ?
• Risques : Qui porte les responsabilités en cas d’aléa ? Quelles clauses couvrent les imprévus (force majeure, ruptures d’approvisionnement, etc.) ?
• Autres enjeux contractuels : Quelle sera la durée de l’accord ? Quelles sont les modalités de résiliation ?

Tant de questions qu’il conviendra d’évaluer afin de hiérarchiser ses priorités. Par exemple, dans un projet pharmaceutique, la conformité aux critères de sécurité et aux normes réglementaires peut primer sur les considérations budgétaires, tandis que dans la construction, les délais peuvent devenir un enjeu crucial.

Analyser le rapport de force : un équilibre nécessaire

La négociation repose sur une relation d’interdépendance. Chaque partie a besoin de l’autre pour atteindre ses objectifs, mais le rapport de force peut varier selon les situations :

• Équilibre : Si les deux parties ont des forces comparables, la négociation peut adopter une approche plus collaborative. C’est souvent le cas dans des partenariats de long terme.
• Déséquilibre : Si l’un des camps domine largement, l’autre doit trouver des moyens de renforcer sa position.

Le rapport de force n’est pas seulement une réalité objective : il s’agit aussi d’une perception. Ce que votre interlocuteur croit de votre position est aussi important que ce que vous savez être vrai. Si vous êtes perçu comme « frileux à la négociation », vos marges de manœuvre se réduiront automatiquement.

Ainsi, pour renforcer sa position, il peut être utile de :

• Préparer des faits solides et des arguments convaincants.
• Faire preuve de transparence sur vos points forts, sans en révéler trop sur vos éventuelles « faiblesses ».
• Mobiliser des soutiens internes ou externes pour appuyer la crédibilité des arguments et des négociateurs.

Fixer et confronter les objectifs

Une négociation bien préparée commence par la définition des objectifs, qui doit être accompagnée d’une analyse des objectifs de l’autre camp ainsi que des limites que l’on se fixe. Cette étape permet d’anticiper les zones d’accord possibles et les points de friction.

• Nos objectifs :
  1. Quels sont les éléments non négociables, par exemple un “prix plancher” ou une date limite inamovible ?
  2. Sur quels sujets est-on prêt à faire des concessions ?
  3. Hiérarchiser ses priorités : le coût, la qualité, les délais ou la gestion des risques.
• Les objectifs de l’autre partie :
  1. Quels sont ses impératifs ? Par exemple, un fournisseur pourrait chercher à sécuriser ses marges, même au prix d’une réduction des volumes.
  2. Anticiper et identifier ce qu’elle pourrait être disposée à céder en contrepartie d’un gain sur d’autres points.

Une confrontation réfléchie des objectifs aide à définir les points où un compromis sera possible et à identifier les sujets potentiellement conflictuels. Cela peut notamment s’illustrer dans le cadre d’une remobilisation du fournisseur sur le chantier. Votre priorité pourrait être le calendrier et les délais d’intervention, tandis que votre partenaire privilégiera sans doute les conditions financières d’une nouvelle mobilisation de ses équipes.

Définir les étapes de la négociation

La négociation doit être abordée comme un projet en soi, avec des étapes claires, des schémas de communication et des responsabilités bien définies. Cette structuration est particulièrement utile dans des contextes complexes où plusieurs enjeux se croisent.

Pour cela, le processus doit intégrer les bonnes personnes, les bonnes données et être compris des parties prenantes :

• constituer une équipe multidisciplinaire : implication des experts nécessaires (juristes, ingénieurs, acheteurs, financiers) pour couvrir chaque aspect critique.
• élaborer un planning : identifier les phases clés de la négociation, les moments de pause nécessaires, et les délais à respecter.
• adopter une méthodologie structurée : un cadre comme le RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) aide à clarifier les rôles et responsabilités et à mobiliser les ressources internes.

Anticiper les imprévus, comme la présentation de nouvelles demandes ou d’objections inattendues, renforcera sa capacité d’adaptation pendant les discussions.

Conduire la négociation et conclure efficacement

Une fois la phase de préparation terminée, la négociation se divise en plusieurs moments clés :

• ouverture : présentation de ses objectifs de manière claire et concise pour poser les bases d’un échange constructif.
• discussion : à travers une écoute active et l’échange, il sera possible d’identifier les priorités de l’autre partie.
• confrontation : cela suppose un travail sur les divergences en cherchant des compromis.
• clôture : la formalisation de l’accord obtenu et la préparation de la transition vers l’exécution.

Nous vous renvoyons à ce titre vers notre précédent article relatif à la négociation intégrative.

Conclusion 

Dans des secteurs d’activité exigeants, une négociation réussie repose sur une préparation rigoureuse et une méthode claire. En s’appuyant notamment sur l’expérience en négociation d’un contract manager ou en développant ces compétences, toute structure impliquée dans une négociation et suffisamment préparée, peut maximiser ses chances de succès tout en posant les bases d’une collaboration fructueuse et durable.