Il est de plus en plus fréquent de croiser des clauses de réversibilité dans les contrats conclus par les directions des systèmes d’information (DSI) des sociétés. Ces clauses figurent désormais, au même titre que les SLA et autres SOW, parmi les incontournables des contrats d’infogérance, TMA (tierce maintenance applicative) et autres contrats conclus avec les fournisseurs de services informatiques.
Que couvrent-elles en particulier ? Quelle est la portée de ces clauses ? Comment les rédiger et les négocier pour faciliter l’exécution et surtout la fin du contrat ?
Nous vous livrons dans cet article quelques bonnes pratiques et astuces pour améliorer l’efficacité du processus de réversibilité dans vos contrats informatiques.
A. Définition de la réversibilité
Dans l’univers complexe de l’IT et des contrats informatiques, la réversibilité est devenue un sujet essentiel. Comprendre ce que cela signifie et pourquoi elle est si importante est fondamental pour les entreprises informatiques qui cherchent à garantir la continuité de leurs activités et à minimiser les risques liés à la dépendance envers un fournisseur unique.
La réversibilité, dans le contexte des contrats IT, fait référence à la capacité d’une entreprise à revenir en arrière, à rompre un contrat avec un prestataire et à migrer vers une autre solution ou un autre fournisseur, tout en minimisant les perturbations et les coûts associés. En d’autres termes, c’est la possibilité pour une entreprise de reprendre le contrôle de ses activités informatiques, de ses données et de ses processus en cas de besoin.
Le processus de réversibilité ne comporte pas uniquement la résiliation du contrat, mais englobe également la capacité à récupérer les actifs numériques, à migrer vers une nouvelle solution ou à internaliser des services précédemment externalisés. En somme, la réversibilité vise à garantir la flexibilité et la liberté de choix pour l’entreprise cliente.
B. L’importance de la réversibilité dans les contrats IT
La réversibilité dans les contrats IT est essentielle, pour au moins trois raisons principales :
i. Maîtrise et liberté de choix
En matière de négociation, l’un des principes clés consiste à se préserver de la liberté de mouvement. Il en va de même lorsque vous choisissez de vous engager avec un prestataire de services informatiques (infogérance, hébergement, maintenance applicative, etc.). Il faudra toujours conserver la liberté de choisir. Vos besoins vont évoluer, les circonstances économiques vont changer, ou vous aurez simplement envie de changer de fournisseur. Dans de telles situations, la réversibilité sert à vous donner la possibilité de changer de prestataire ou de solution sans être verrouillé dans un contrat et dans un mode de fonctionnement qui ne vous convient plus.
ii. Réduction des risques
Autre sous-jacent inhérent à un contrat informatique critique : celui de la dépendance. En effet, quelle que soit la discipline, la dépendance envers un fournisseur unique comporte des risques significatifs. Lorsque les contrats concernent des ressources informatiques critiques, il s’agira alors de gros risque rendant vulnérables les entreprises qui ne disposent pas de clauses de réversibilité dans leurs contrats. Parmi les risques classiques, on citera les augmentations de tarifs, la défaillance du prestataire ou les problèmes de qualité de service. Ici encore, la réversibilité permet de réduire ces risques en offrant une issue de secours à moindre frais.
iii. Economies à moyen ou long terme
Enfin, le troisième argument (de poids) est financier ! En effet, bien que l’intégration de clauses de réversibilité puisse entraîner des coûts initiaux supplémentaires car la prestation de réversibilité (documentation, accompagnement, etc.) est souvent facturée par le prestataire, elle permet au final de réaliser des économies substantielles à moyen-long terme. Cette réversibilité donnera en effet à votre entreprise la possibilité de migrer vers une solution plus rentable ou de réinternaliser des services, en bénéficiant d’une assistance, d’une documentation et de processus clairs pour aider à la reprise des prestations.
C. Bonnes pratiques et erreurs à éviter
Nous l’avons vu dans le chapitre précédent, la réversibilité dans les contrats IT est une composante essentielle pour les entreprises, offrant flexibilité, réduction des risques et économie potentielle. Cependant, sa mise en œuvre n’est pas sans défis. Dans ce chapitre, nous allons explorer les bonnes pratiques pour une réversibilité efficace, ainsi que les erreurs courantes à éviter.
i. Conseils et bonnes pratiques
Commençons par la nécessité de mener une analyse précontractuelle approfondie et opérationnelle. En effet, avant de signer un contrat IT, il est impératif de mener une analyse approfondie pour identifier les besoins de réversibilité. Cela inclut la définition des actifs numériques, des données, et des processus qui devront être transférés ou internalisés en cas de réversibilité. Une compréhension claire de ces éléments est essentielle pour rédiger des clauses contractuelles efficaces.
Cette analyse permettra ensuite de procéder à une rédaction de clauses contractuelles claires et détaillées. Ces clauses doivent couvrir des aspects tels que la durée de préavis, les modalités de transfert des actifs, les coûts associés à la réversibilité, et les responsabilités de chaque partie. Une documentation et des processus précis permettront ainsi de réduire les ambigüités potentielles lors de la mise en œuvre de la réversibilité, et vous assurer une pleine coopération du prestataire de services.
Enfin, la planification des opérations de réversibilité est essentielle ! La réversibilité doit être planifiée dès le début du contrat. Un calendrier, des processus ainsi qu’un plan de mise en œuvre clair doivent être établis et contractuellement définis. Ces éléments doivent permettre de convenir des étapes à suivre en cas de mise en oeuvre de la réversibilité, y compris la validation des actifs, la transition des services, et la coordination avec le nouveau prestataire ou les équipes internes.
ii. Réversibilité : erreurs à éviter
L’une des erreurs les plus courantes est de négliger l’analyse précontractuelle. Une mauvaise prise en compte des enjeux, objectifs et besoins va inévitablement entraîner des clauses contractuelles inadéquates, des coûts imprévus et des retards dans la mise en œuvre de la réversibilité. Il faudra donc impliquer l’ensemble des parties prenantes concernées (DSI, Achats, Juridique, etc.) avant de se jeter tête baissée dans la rédaction du contrat.
La rédaction de clauses contractuelles vagues ou génériques sont une autre erreur fréquemment observée par les consultants de Prime Conseil. Des clauses vagues sont en effet (quasi) systématiquement au détriment du client et par conséquent du projet, puisque ces clauses ne permettent pas de bien définir et circonscrire les obligations du fournisseur en matière de réversibilité. Il est essentiel d’être spécifique et exhaustif dans la rédaction des clauses pour éviter les litiges futurs.
La dernière erreur concerne le mauvais dimensionnement de la réversibilité. Trop souvent, le travail inhérent à la réversibilité et le planning associé sont minimisés ou sous-évalués. Sans un plan clair, la transition peut être chaotique, provoquant des perturbations dans les opérations de l’entreprise. Une planification réaliste est cruciale pour une réversibilité réussie.
D. Exemple de clause de réversibilité
Enfin, voyons à quoi ressemble une clause de réversibilité au travers d’un modèle concret :
i. Définition du contexte :
Cette prestation a pour objectif de permettre à (NOM DU CLIENT) de faire reprendre par un tiers (ou par elle‐même) l’ensemble de la solution dont l’hébergement et l’exploitation et ce, dans les meilleures conditions et sans discontinuité de service.
Le processus de réversibilité et de transfert du savoir‐faire de (NOM DU FOURNISSEUR), relatif aux travaux réalisés dans le cadre du présent contrat, sera mis en œuvre avec un délai de (DELAI MAXIMUM) à compter de la notification expresse de (NOM DU CLIENT), quel que soit le mode d’exploitation ultérieur envisagé par (NOM DU CLIENT).
ii. Prestations relatives à la réversibilité :
Dans le cadre des opérations de réversibilité, (NOM DU FOURNISSEUR) s’engage à faire ses meilleurs efforts et à collaborer pleinement avec (NOM DU CLIENT) en vue de permettre une reprise des prestations dans les meilleures conditions et sans discontinuité de service. A ce titre, il devra, sans que cette liste ne soit limitative, réaliser les prestations suivantes :
- Rassembler et transférer à (NOM DU CLIENT) ou au nouveau fournisseur désigné par celui-ci, toute la la documentation, ainsi que tous les contenus et objets techniques (code sources, scripts, modèles de données …) nécessaires à la compréhension, à l’utilisation, au paramétrage, à l’administration et à la maintenance du système.
- Réaliser les développements, tests et mise en production des services permettant la migration de données vers la nouvelle solution ;
- Transmettre un bilan des travaux en cours ;
- Répondre aux questions de la nouvelle équipe ;
- Fournir si nécessaire une assistance sur site ou à distance, X jours sur 7, de XX heures à XX heures ;
- Assurer au minimum X session(s) de formation de X journée(s) avec la nouvelle équipe ;
- Maintenir à la fin de la phase de réversibilité le niveau d’assistance durant X mois après la mise en exploitation chez (NOM DU CLIENT) ou son nouveau fournisseur.
Pour chacune de ces prestations, (NOM DU FOURNISSEUR) s’engage à mobiliser du personnel disposant des compétences et de l’expérience nécessaires afin d’assurer la bonne réalisation des opérations de réversibilité.
iii. Livrables
Au cours des prestations de réversibilité, (NOM DU FOURNISSEUR) devra fournir les livrables suivants :
- Plan de réversibilité à jour et validé ;
- Documentation pour le transfert de savoir‐faire, dont les supports de formation ;
- Tout élément documentaire, logiciel ou information permettant au repreneur de mettre la plateforme (codes sources, scripts, documentation…) en ordre de marche.
Une garantie de 3 mois sera appliquée sur tous les livrables de la réversibilité, afin de mettre à jour ces documents si (NOM DU CLIENT) ou son nouveau fournisseur détecte une imprécision ou un manque d’information dans la phase d’exploitation du service.
Conclusion
La réversibilité des prestations dans les contrats IT est un élément clé pour toute entreprise. Enfin, pour celles pour qui la continuité et performance du système d’information sont au coeur du cycle d’exploitation. Bien comprendre les enjeux de la réversibilité, mettre en place des bonnes pratiques et éviter les erreurs courantes sont essentiels pour garantir une continuité opérationnelle sans heurts, réduire les risques et optimiser les coûts.
En intégrant des clauses de réversibilité convenablement rédigées, en anticipant une planification réaliste de la réversibilité dès le début du contrat, et en réalisant une analyse précontractuelle minutieuse, les entreprises peuvent se donner les moyens de faire face aux changements de circonstances socio-économiques ainsi qu’aux besoins d’évolution de leur système d’information. La réversibilité offre la liberté de choix, la sécurité contre les risques et, à long terme, une opportunité d’optimisation des coûts.
Cependant, la réversibilité n’est pas un concept qui se décline de façon unique pour tous les contrats IT. Chaque entreprise doit, en fonction de ses attentes, ses besoins et son environnement, adapter les clauses et les processus de réversibilité. Une analyse approfondie et une planification adéquate sont les piliers d’une réversibilité réussie.
Au final, si vous ne devez retenir que quelques mots, pensez que la réversibilité des prestations dans les contrats IT est un mince effort. Un effort qui vous garantit une certaine tranquillité d’esprit. Un effort qui vous offre un droit à l’erreur en permettant de faire face aux changements du marché et de l’environnement opérationnel.
