Le Contract Management, ou « gestion des contrats » en français, est une discipline essentielle dans le monde des affaires qui vise à optimiser la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie. On parle alors de « contract lifecycle management ».
Le Contract Management englobe divers processus, des phases d’avant-vente à la négociation puis suivi de l’exécution des contrats, en passant par le pilotage de la performance et la résolution des conflits potentiels.
Dans cet article, nous explorerons l’origine de cette discipline, son importance cruciale, ainsi que ses avantages pour les entreprises. Enfin, nous clarifierons les rôles distincts d’un juriste et d’un contract manager dans cette gestion efficiente des contrats.
I. Les origines du contract management
On parle souvent des Etats-Unis qui ont popularisé la discipline, mais le contract management remonte aux premiers jours du commerce ! Les contrats commerciaux étaient alors négociés et rédigés par des marchands et des négociants. Au fil du temps, les contrats commerciaux sont devenus de plus en plus complexes, et le besoin d’une gestion des contrats plus formelle a fait son apparition.
Au début du XXe siècle, des organisations et processus de gestion des contrats modernes ont été créées. Ces organisations ont contribué à développer des normes et des pratiques pour la gestion des contrats. Dans les années 1950 et 1960, la gestion des contrats a commencé à être reconnue comme une fonction professionnelle à part entière. Elle s’est ensuite développée de manière significative grâce aux avancées technologiques et à l’intégration des bonnes pratiques de gestion dans les entreprises modernes.
Aujourd’hui, la gestion des contrats est une fonction essentielle pour les entreprises de toutes tailles. D’abord réservée aux grands groupes industriels, dans les domaines de la construction, de l’ingéniérie ou encore de la défense, la discipline s’est popularisée et est désormais pratiquée par des entreprises de toutes tailles, de tous secteurs.
II. Les fonctions principales du contract management
Au fur et à mesure, le contract management est devenu la réponse incontournable à la nécessité de gérer des contrats, des actifs mais égalements des risques de manière proactive, positionnant de ce fait le contract management au coeur des activités et de la rentabilité de l’entreprise. Le contract management a ainsi trois fonctions principales :
A. Gestion et administration des contrats
Première fonction assez évidente du contract manager : gérer et suivre l’activité contractuelle de l’entreprise. Le contract management implique en effet la gestion et l’administration complète des contrats depuis leur création, jusqu’à leur extinction.
Cela comprend la rédaction, la négociation, la signature, le suivi des performances, le respect des délais et des obligations contractuelles, ainsi que la gestion des modifications et des renouvellements éventuels.
Des outils, processus et méthodes ont vu le jour ces dernières décennies pour optimiser la performance du contract manager sur ces aspects administratifs.
B. L’optimisation de la performance contractuelle
La mise en place d’une expertise (interne ou externalisée) de contract management permet aux entreprises de mieux négocier, conclure et exécuter leurs contrats.
Cette gestion rigoureuse garantit le respect des délais, des livrables, et des obligations contractuelles. En optimisant la performance contractuelle, les entreprises peuvent renforcer leur réputation auprès des clients et partenaires, et ainsi favoriser la fidélité et la satisfaction des parties prenantes, mais aussi et surtout préserver leurs marges dans des contextes compétitifs et/ou incertains.
C. La gestion des risques et des litiges
Enfin, qui dit contrat dit opportunités mais aussi risques ! La troisième fonction principale du contract manager consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques liés aux contrats.
Il s’agit de surveiller de près les clauses contractuelles, les échéances et les performances pour éviter les litiges coûteux, les retards, les non-conformités ou toute autre situation pouvant nuire aux intérêts de l’entreprise.
In fine, le contract management permet de réduire les risques associés aux contrats en agissant de manière proactive, via une identification en amont des zones de risques, un suivi rigoureux de la performance contractuelle inhérente à ces zones de risques et enfin en gérant efficacement les problèmes potentiels dès leur apparition.
III. Quels sont les avantages du contract management en entreprise ?
Si la vocation première du contract management consiste à gérer, rédiger, négocier et suivre les contrats, il n’en demeure pas moins que de façon plus ou moins directe, les contract managers jouent un rôle important dans la protection des intérêts financiers et juridiques des entreprises.
A. Protéger des marges et améliorer la rentabilité
Une gestion efficace des contrats permet d’optimiser les coûts tout au long du cycle de vie du contrat. Cela inclut des négociations plus avantageuses, une harmonisation des conditions contractuelles dans tout le cycle d’exploitation de l’entreprise (pour ne pas se retrouver seul à porter un risque client), une surveillance des performances pour assurer la qualité des livrables et des paiements, ainsi que la possibilité d’identifier les opportunités d’économies et d’améliorations continues.
En somme, le contract management est une matière au carrefour du droit des contrats, de la finance et du commerce. Le parfait positionnement pour contribuer à la création de valeur en entreprise.
B. Renforcer la collaboration et améliorer la conformité
Par son positionnement au carrefour de plusieurs fonctions, le contract management favorise la collaboration entre les différentes équipes impliquées dans le cycle de vie du contrat (commerce, ingéniérie, achats, finance, contrôle de gestion, projets, juridique, management, etc.).
Cette collaboration entre services permet de fluidifier les relations entre les différents organes de l’entreprise, de leur permettre de travailler ensemble de façon transparente, dans le respect des procédures internes et règles de conformité applicables au sein de l’entreprise.
La communication efficace (qui fait partie des qualités essentielles du contract manager) et ces intéractions du contract manager ne se limitent pas aux équipes internes, puisque le contract management est amené à intervenir auprès d’un grand nombre de parties prenantes externes, ce qui renforce la collaboration et assure une compréhension mutuelle des règles et exigences internes. En s’assurant que les contrats sont conformes aux politiques internes de l’entreprise, le contract management contribue à maintenir la conformité aux normes réglementaires, légales et éthiques.
C. Réduire les risques contractuels
Le contract management joue enfin un rôle crucial dans la réduction des risques en entreprise et l’amélioration de la conformité aux règles internes.
Tout d’abord, la gestion de contrat permet d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes potentiels, réduisant ainsi les risques de litiges coûteux et de ruptures contractuelles. Ensuite, le pilotage de la performance contractuelle, permet de suivre le respect des obligations contractuels de chaque partie, minimisant ainsi l’impact inhérent aux retards et inexécutions contractuelles.
Ainsi, en adoptant une approche structurée et rigoureuse du Contract Management, les entreprises peuvent protéger leurs intérêts, éviter les risques juridiques et financiers, et renforcer leur réputation auprès de leurs clients et partenaires commerciaux.
IV. Quel positionnement pour le contract management en entreprise ?
One way to address the challenges of contract management is to use contract management software. This software can help businesses to manage contracts more efficiently and effectively by automating many of the key processes involved in contract management.
A. La différence entre juridique et contract management
Un parallèle (ou parfois amalgame) est souvent fait entre fonctions juridiques et contract management. Or, si ces deux fonctions peuvent être qualifiées de « support », leurs rôles sont bien distincts :
Le juriste est principalement responsable de la rédaction et de l’analyse approfondie des clauses des contrats, ainsi que de la gestion des contentieux. Son expertise juridique est essentielle pour s’assurer que les accords sont conformes aux lois et aux réglementations en vigueur.
Le contract manager intervient quant à lui dans la gestion de contrat avec une dimension plus opérationnelle, commerciale et financière. Il intervient notamment principalement dans les contrats d’affaires tandis que le juriste est amené à intervenir sur tous types de contrats
Pour résumer, le juridique se concentre sur les aspects légaux et la conformité des contrats, tandis que le contract manager s’occupe de la gestion opérationnelle et de la performance des contrats pour en assurer la bonne exécution et rentabilité. Ensemble, ces deux fonctions contribuent à une gestion contractuelle holistique et efficace au sein de l’entreprise.
B. Quel rattachement pour le contract management ?
L’objectif de cet article n’étant pas de soulever protestations ni de générer frustrations ou guerres d’égo, nous sommes plutôt adeptes chez Prime Conseil d’un positionnement du contract management à géométrie variable, en fonction de la taille, de la culture, du secteur d’activité ou encore de la structure de l’entreprise. L’important étant avant tout de faire exister le contract management au sein de l’entreprise, quel que soit son rattachement hiérarchique.
Cependant, nous observons chez nos clients et partenaires un contract management essentiellement placé au sein du département des opérations, d’une direction commerciale ou du département juridique, un positionnement totalement autonome rattaché à une direction générale est beaucoup plus rare.
Conclusion
La gestion des contrats est un processus essentiel pour toute entreprise ou organisation. En gérant efficacement les contrats, les entreprises peuvent minimiser les risques, améliorer les performances et établir des relations plus solides avec les partenaires et les fournisseurs. Il est donc essentiel de mettre en place une fonction de contract management en entreprise, et assez facile d’adopter des premières bonnes pratiques en la matière.
Cependant, la création d’une fonction de contract management, l’amélioration de son pilotage et efficacité ou encore les variations d’activité peuvent nécessiter l’intervention de consultants experts en contract management. Pour toute question à ce sujet, nos experts sont à votre écoute.
