Le titre est peut-être un peu fort mais comme dans tout domaine, tout projet, la communication est le nerf de la guerre ! Encore plus, lorsque la matière peut être perçue comme étant sacrément barbante… N’ayons pas peur de le dire, la compliance n’est pas de prime abord un sujet particulièrement sexy mais une fois qu’il est compris, il suscite de l’intérêt pour les parties prenantes et il s’avère plus aisé de déceler son caractère stratégique pour une organisation.
La communication est donc un des enjeux cruciaux de la mise en place d’un programme compliance. Nous nous attacherons à mettre avant dans cet article quelques pistes pour une information réussie auprès des collaborateurs.
Communiquer pour démystifier
Pour rappel, la compliance regroupe l’ensemble des processus destinés à assurer qu’une organisation, ses dirigeants et ses salariés respectent les normes juridiques, environnementales et éthiques qui leur sont applicables. Son objectif est de se prémunir contre les risques juridiques, financiers ou réputationnels auxquels pourrait être confrontée la structure en cas de non-respect des lois, règlementations ou principes éthiques.
L’évolution très dense du corpus normatif ces dernières années rend obligatoirement complexe la vulgarisation et la diffusion des directives et l’engagement des équipes à celles-ci.
Les dirigeants et le responsable de la conformité doivent, par conséquent, relever le défi d’une communication claire, concise (quitte à développement plusieurs supports selon les thématiques), accessible et non-fastidieuse. Les sujets de la compliance (corruption, audit, risques, etc.) peuvent susciter de l’inquiétude et perturber les collaborateurs (mais aussi leurs élus) ou apparaitre trop compliqués pour y porter un réel intérêt. Or, sans adhésion de leur part autant dire que le programme de conformité peut très vite s’apparenter à une bouteille lancée à la mer.
La direction se doit donc de déployer une stratégie de communication efficace afin d’indiquer ce qu’est la compliance, ses finalités, ses différentes étapes et surtout faire comprendre qu’il s’agit d’une démarche qui vise à sécuriser et non à mettre en cause tel ou tel service ou personne.
Prendre conscience de ces aspects, montrer que le management est totalement engagé, relever ce challenge de la communication est le chemin assuré vers une culture de la compliance réussie.
Mettre en place ou utiliser un outil de centralisation de l’information
Dans une organisation, il n’est pas rare qu’il y ait plusieurs canaux de diffusion de l’information, notamment sur des sujets de règlementation ou de mise en œuvre de politiques internes. Cela peut parfois poser des difficultés car tous les salariés n’ont pas les mêmes habitudes de prise d’information, ni les mêmes accès aux outils.
Ainsi, un outil central au travers duquel l’information peut être retrouvée rapidement et à tout moment peut palier un problème de communication interne et favoriser la prise de connaissance régulière des sujets compliance.
Aujourd’hui, différents moyens de communication internes facilitent cette diffusion et sa conservation (intranet, Microsoft Teams, Slack, Notion, etc.), notamment par la mise en place catégories ou de groupes dédiés. Il est également possible de recourir à des plateformes dédiées à la compliance ou encore au blog d’entreprise. Ces outils permettront de mettre à disposition des contenus au travers de différents formats favorisant une information plus digeste, mieux présentée et une mise à jour régulière. Une bonne pratique consiste également à compléter ces pratiques par des newsletters internes.
Sensibiliser et former régulièrement
La communication ne doit pas être réalisée uniquement au moment du lancement du programme compliance ou à l’occasion d’actualisation règlementaires. La sensibilisation aux sujets de conformité doit être régulière afin de familiariser les équipes à ces problématiques et susciter aussi leur curiosité. Cela leur permettra également de se questionner sur leur positionnement par rapport aux différents cas qui leur seront présentés. Le collaborateur pourra, à titre d’exemple, être invité à évaluer ses connaissances sur la base d’un quiz et d’un rappel des bonnes pratiques ou recevoir de courts messages sur des thématiques particulières.
En outre, et bien évidemment, la transmission de l’information passe également par la formation des dirigeants, managers et employés (oui, c’est bien l’affaire de tous !). La formation permettra d’aller plus loin dans la démarche d’appréhension des problèmes de conformité dans le cadre de l’activité de l’organisation et les missions de tout un chacun, de pouvoir mettre du concret sur les mots, de capitaliser sur les bonnes pratiques mais cela sera un espace d’échange pour casser les barrières.
Conclusion
Nous le savons tous, la communication est la base de nos relations au quotidien et la compliance n’échappe pas à la règle. Plus on communique clairement, mieux le message est perçu, mieux on se comprend, mieux on avance. La compliance, c’est la force de l’intelligence collective et le partage de l’information via une communication menée sous toutes ses formes.
Pour qu’elle soit efficace, celle-ci doit être donc insufflée avec engagement par la direction, tenir compte des facteurs liés à la résistance au changement, utiliser les outils de communication internes efficaces et acquis par le plus grand nombre au sein de l’organisation et faire preuve d’innovation.
