L’industrie agroalimentaire joue un rôle plus qu’essentiel dans l’économie française, contribuant à la fois à la croissance économique et à la sécurité alimentaire du pays. Et alors que nous sommes dans une nouvelle ère post covid-19, marquée par des préoccupations croissantes en matière de santé, de qualité, de traçabilité, de durabilité et de flexibilité, les entreprises de ce secteur se trouvent confrontées à de nouveaux défis et opportunités.
Pour favoriser cette mutation rapidement, elles sont amenées à accroître leur capacité de réaction, à adapter leur modèles de production et de supply chain en fonction des marchés et des exigences de leurs clients et du consommateur final. Cela s’illustre, notamment, par la recherche de nouveaux partenaires ou encore une remise à plat dans la sélection des fournisseurs et prestataires.
Une des conséquences de ces évolutions est un renforcement de la complexité des relations commerciales et contractuelles. Dans un tel cas, le contract management s’avère être un outil essentiel pour les entreprises cherchant à naviguer avec succès à travers ce type de défis.
Malheureusement, et même s’il a plus que fait ses preuves dans d’autres secteurs d’activités tels que l’aéronautique, l’énergie, l’IT/télécom, il souffre d’une réelle méconnaissance des acteurs évoluant des l’univers des produits de grande consommation (PGC).
Dans cet article, nous partageons notre expérience sur l’impact que peut avoir cette discipline dans l’industrie agroalimentaire.
Un manque de maturité certain en contract management
Malgré sa montée en puissance en France depuis une quinzaine d’années, le contract management reste peu connu des industries des PGC et notamment dans l’agroalimentaire qui domine ce secteur.
Une confusion avec le métier de juriste
Comme nous avons déjà pu le mentionner dans nos précédentes publications, et cela n’est pas propre à l’agroalimentaire, il existe tout d’abord une confusion entre le métier de juriste et de contract manager (lien vers blog) qui sont pourtant différents.
Ainsi, alors que le rôle du juriste sera plus dans l’administration du contrat (échéances, résiliation, archivage ou encore analyses et synthèse) ou orienter les décisions sur des aspects purement juridiques, celui du contract manager se concentrera sur sur les aspects opérationnels du cycle de vie des contrats. Il complète parfaitement le juriste dans sa connaissance et sa manipulation des éléments financiers, des sujets techniques, de sa capacité à gérer les projets de bout en bout et à coordonner l’ensemble des parties prenantes.
Cette assimilation a pour effet d’entretenir la méconnaissance de la fonction contract management et de limiter son développement au sein des industriels agroalimentaires.
Un manque de maturité
Aujourd’hui, le secteur des PGC représente environ 1% des interventions des contract managers. Ce chiffre explique le faible degré de recours et de maturité de cette fonction pour ces sociétés. Les entreprises concernées se tournent davantage vers cette discipline pour faire face à des dérives ou à la suite d’échecs sur des projets importants mais rarement dans le cadre d’une démarche proactive qui viserait à sécuriser leurs marges mieux appréhender la complexification de leurs relations commerciales et contractuelles.
Or, l’approche opérationnelle, proactive et le large périmètre d’intervention du contract manager de l’avant-contrat au suivi de son exécution en font un partenaire de choix au cœur des projets.
Pourquoi faire appel à un contract manager ?
Les entreprises ont pris conscience qu’un contrat doit être bien géré du tout début à la fin. Et si cette fonction était plutôt axée sur les grands projets, aujourd’hui, tout contrat stratégique ou de longue durée requiert un suivi rigoureux en termes de contract management.
Un mauvais pilotage des contrats peut entraîner jusqu’à 10 % de baisse du chiffre d’affaires d’une société. Dans une conjoncture difficile, les objectifs de croissance sont déjà suffisamment difficiles à atteindre sans que s’y ajoute ce risque de perte de compétitivité ou de tensions avec ses partenaires commerciaux. Pour ce faire, les entreprises ont désormais besoin de professionnels spécialisés et aptes à en maîtriser les aspects opérationnels, techniques financiers et mêmes juridiques de leurs projets.
Renforcer une vision à 360° du projet
Il s’agira plus particulièrement d’accroître les intéractions entre les parties prenantes et d’apporter, en permanence, de la clarté et de la transparence au processus contractuel.
Parce qu’un contrat renferme plusieurs dimensions et qu’un contrat n’est pas seulement un contrat, le rôle du contract manager, pour que ce dernier soit le plus protecteur des intérêts des parties, est de parfaitement épauler l’ensemble des directions dans la prise en compte de leurs besoins et contraintes et ce avec la plus grande acuité. Très opérationnel, il va bien évidemment s’intéresser à la partie juridique et légale, suivre l’avancée des projets et les problématiques techniques qui vont jalonner le projet, les niveaux de qualité requis mais aussi tenir compte la partie financière.
Cette vision à 360° et à long terme le dote d’une valeur ajoutée incontestable qui fait de lui un acteur central du projet et c’est ça qu’il complète parfaitement la direction juridique lorsqu’elle existe.
Renforcer la performance et l’accroissement des marges
Le contract manager produit de la matière, des rapports, des synthèses, des conseils, du support, des indicateurs de performance et de pilotage, des analyses contractuelles et financières, des alertes. Il participe activement aux réunions projet, de gouvernance et stratégiques de telle sorte que l’ensemble des besoins exprimés soit toujours mis en avant. Il comprend également les problèmes techniques (même si ce n’est pas un expert opérationnel), il connaît la stratégie achat et peut notamment les mettre en exergue dans le cadre de la négociation et la rédaction du contrat.
Plus particulièrement, pour les entreprises agroalimentaires son activité permettra, à titre d’exemple :
- à la direction des opérations ou industriel de mieux séquencer le projet en fonction des pré-requis des autres directions de la société ainsi que de mieux définir le cahier des charges ;
- à la direction des achats de mieux définir les critères des appels d’offres ;
- d’optimiser et réduire les coûts et pertes suivant les objectifs de la direction financière ;
- de se positionner comme une passerelle entre le service juridique oeuvrant pour la protection des intérêts de la société et les équipes opérationnelles plus focalisées sur l’aboutissement du projet ;
- d’aider la direction supply chain à répondre aux enjeux propres à la gestion logistique (efficacité des flux d’approvisionnement, remèdes aux ruptures, respect des timings, etc.), au transport, à la livraison des produits et à la gestion des pénalités et des litiges ;
- et plus globalement de soulager les équipes, notamment de la direction opérationnelle/industrielle et les équipes juridiques.
Une démarche qui favorise obligatoirement une coordination plus qualitative entre les différents services, qui était l’une des principales demandes des projets sur lesquels nous avons été amené à accompagner. Nous avons également pu constater une meilleure prise en compte des opportunités (aller plus loin dans l’automatisation des process, une révision des politiques d’approvisionnement et de sélection des fournisseurs) et favorise l’identification des leviers d’amélioration des marges, notamment par l’atténuation des pressions et des litiges avec les clients de la GMS.
À quel moment le faire intervenir ?
Comme nous avons pu le voir ci-dessus, l’une des différences entre un juriste évoluant de le secteur agroalimentaire et un contract manager réside dans le fait que la mission de ce dernier est dédiée au pilotage de l’ensemble du cycle de vie du contrat et ce d’un point de vue opérationnel. Le juriste quant à lui est généralement amené à intervenir sur les différents les différents sujets légaux de la société, ce qui ne lui permet pas d’être dans cette configuration.
Cela permet au contract manager d’intervenir dès l’initialisation du projet afin de s’assurer que les besoins de l’ensemble des parties prenantes sont bien recueillis, que les objectifs de performance fixés et compris de tous ainsi que les standards de la société sont bien respectés notamment dans la phase d’appels d’offres. Pendant la phase de delivery, il devient la vigie chargée d’assurer la cohérence entre le projet et le contrat.
Conclusion
Le contract management rassemble donc des fonctions traditionnellement assurées par les directions financières, juridiques et commerciales, avec lesquelles le contract manager est en lien permanent. La spécificité de ce dernier réside donc dans la proximité qu’il instaure entre ces compétences spécialisées et les fonctions opérationnelles. En suivant le contrat de son élaboration jusqu’à la finalisation du projet, il définit et met en œuvre une réelle stratégie de performance basée sur une maîtrise précise de tous les aspects du projet.
C’est une véritable valeur ajoutée dans l’anticipation des risques, la sécurisation de la marge et des gains financiers, la saisie d’opportunités que doivent exploiter les entreprises agroalimentaires sans tarder afin de répondre aux défis et exigences de leurs clients et de leurs consommateurs mais aussi afin de miser sur leur compétitivité.
