La gestion de projet est un univers fascinant dans lequel les délais semblent toujours trop courts, les budgets trop serrés. Un monde jalonné d’aléas, de tracas (et de tout qualificatif désagréable se terminant en « a »). Dans cet environnement, les équipes projet jonglent avec une multitude d’outils et de processus, rivalisant d’ingéniosité pour garder le cap dans la tempête. On y manie les Ms Project, diagrammes de Gantt, méthodologies Agile, Trello, Monday, Asana, et autres joyeuseries.
Et si, au-delà des outils et des process, la clé pour naviguer sereinement dans cet océan d’incertitudes résidait dans un duo dynamique, à l’instar de Batman et Robin, Mario et Luigi ou même Starsky et Hutch ? Imaginez un monde où le contract manager et le chef de projet unissent leurs forces pour assurer le bon déroulement de tous vos projets. Un monde où les compétences complémentaires s’entremêlent pour créer une symphonie de gestion efficace et harmonieuse.
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi et comment ce binôme facilite la gestion de vos projets, en transformant les défis en succès et les soupirs d’exaspération en soupirs de soulagement.
1. La complémentarité au service de la gestion de projet
A. Une répartition des rôles naturelle
Dans le monde des affaires, la réussite d’un projet dépend souvent des complémentarités et synergies entre différents acteurs clés. Parmi ceux-ci, le contract manager et le chef de projet se distinguent par leurs compétences, expertises et expériences distinctes, formant un duo essentiel pour le succès de tout projet.
Le chef de projet, souvent ingénieur, concentre son expertise sur la planification, la coordination des ressources, l’organisation et le suivi de l’avancement du projet. Sa vision globale et sa capacité à gérer les équipes et à coordonner les différentes phases du projet sont cruciales.
De l’autre côté, le contract manager, spécialiste du contrat, de la finance et de la négociation, apporte une vision complémentaire. Son rôle consiste à gérer les aspects contractuels, à identifier les risques projet (qu’ils soient d’ordre techniques, calendaires ou financiers), à anticiper d’éventuelles difficultés et à optimiser chaque étape du cycle de contract management.
Cette répartition naturelle des rôles permet à chaque acteur de se concentrer sur son domaine d’expertise, en apportant une valeur ajoutée spécifique au projet. La combinaison de ces compétences distinctes assure une couverture plus complète des divers aspects du projet, de sa conception à son achèvement. Par ailleurs, cette complémentarité permet d’assumer des rôles et postures différentes face à un client, permettant de cloisonner les difficultés contractuelles et limiter leurs impacts sur la gestion de projet au quotidien.
B. L’indépendance du contract manager
Comme dans tout duo qui fonctionne, pour garantir l’efficacité et l’objectivité dans le management de projet et plus particulièrement sur son volet contractuel, il est crucial que le contract manager maintienne une certaine indépendance vis-à-vis du chef de projet (et réciproquement).
Idéalement, le contract manager n’est pas hiérarchiquement rattaché au chef de projet ni même à une direction projet, mais à une direction différente, telle que la direction juridique, la direction des opérations, voire même la direction financière.
Cette indépendance permet au contract manager de conserver une posture adéquate, d’avoir une voix qui porte aux côtés du chef de projet, et plus généralement de maintenir un regard objectif en toute situation, qu’il s’agisse de l’évaluation des risques, de retards, de travaux ou développement supplémentaires ou encore de soucis de performance.
En somme, l’indépendance permet de préserver la complémentarité et l’efficacité du duo, en évitant notamment que le contract manager ne se transforme en simple rédacteur de claims et courriers en tout genre.
2. Quand mobiliser ce duo de choc ?
A. Idéalement, dès la phase d’avant-vente
Lors de réponses à appels d’offres ou plus généralement de construction d’offres commerciales complexes, la mobilisation – même temporaire – du binôme contract manager et chef de projet peut s’avérer cruciale. En effet, l’expertise de ces derniers pour analyser des documents contractuels (SOW, pénalités, planning, CGA, SLA et performances, etc.) et appréhender leurs impacts sur le chiffrage et sur le déroulement d’un projet peut être précieuse.
En effet, alors que le chef de projet apportera une expertise technique quant à la compréhension des spécifications, SOW et autres éléments connexes et le déroulement ainsi que les délais du projet, le contract manager aura un rôle à jouer dans l’identification de risques, la négociation du contrat, ou encore la supply chain.
Ainsi, cette collaboration précoce permet d’anticiper et de trouver des alternatives et solutions de contournement aux risques contractuels identifiés, de renforcer la compétitivité de l’offre, et surtout d’éviter la traditionnelle latence en phase de lancement de projet, lorsque chef de projet et contract managers découvrent le contrat, ses annexes et ses risques.
B. A minima lors de l’exécution du projet
Admettons que notre duo de choc n’ait – à notre grand dam – pas été constitué en phase d’avant-vente, il conviendra « quoi qu’il en coûte », de le mobiliser dès le lancement du projet !
En effet, c’est pendant l’exécution du projet que le binôme contract manager – chef de projet devient encore plus pertinent. Leur collaboration continue assure en premier lieu que les contours du projet, et notamment les obligations contractuelles des parties, sont bien appréhendés et communiqués à l’équipe projet. En pratique, un mémo comprenant les éléments essentiels (calendrier, des paiements, KPI/SLA, pénalités, modifications, réclamations, etc.) sera souvent édité par le binôme et vastement diffusé auprès de chaque acteur du projet.
Ensuite, au cours du projet, le duo apportera proactivité et célérité dans le traitement des nombreux aléas projet. Qu’il s’agisse de réclamations fournisseurs, de retards dans la livraison de biens ou de services, ou plus généralement d’un manque d’alignement ou de compréhension entre acteurs du projet, notre binôme sera au four et au moulin pour faire en sorte que ces petits tracas ne se transforment pas réclamations, provisions pour risques et autres contentieux.
En synthèse, on peut dire que le binôme génère une approche moderne, c’est à dire à la fois opérationnelle et contractuelle, du project management, propice à la bonne exécution des projets. En pratique, tandis que le chef de projet gère l’avancement de ce dernier projet, veillant à ce que les objectifs soient atteints dans les délais et le budget impartis, le contract manager quant à lui s’évertue à faire en sorte que cet avancement soit aligné avec les clauses contractuelles, et le cas échéant gère les modifications, avenants, et (pré)contentieux.
La partition jouée par ces deux acteurs favorise donc la réussite du projet, le respect des délais, la prise en compte des modifications et travaux supplémentaires, la minimisation des pénalités et in fine.. la rentabilité du projet. La boucle est bouclée !
Conclusion
L’association entre un contract manager et un chef de projet est un atout stratégique indéniable pour toute entreprise. Leur collaboration étroite, depuis la phase d’avant-vente jusqu’à l’exécution du projet, permet d’optimiser les performances, de réduire les risques et d’assurer la rentabilité des projets. Ce binôme, en combinant expertise technique et compétence contractuelle, devient un moteur clé de succès pour les projets d’une entreprise.
