Dans la phase préparatoire post signature du contrat, la « contract awareness » fait référence au processus selon lequel toutes les parties prenantes impliquées dans l’exécution du contrat sont pleinement sensibilisées aux termes, conditions, obligations, et risques associés à ce dernier.
Cette étape, pourtant cruciale, est parfois négligée ou du moins ne bénéficie pas d’une attention à la hauteur de son importance.
Nous revenons dans cet article sur ce concept, son apport et quelques conseils pour l’intégrer efficacement dans son processus de contract management.
Qu’est-ce que la « Contract Awareness » ?
La contract awareness est une démarche de sensibilisation aux éléments clés du contrat. Il s’agit de la compréhension claire des enjeux du contrat et des aspects spécifiques de la collaboration à respecter. Cette connaissance du contrat n’est pas uniquement réservée aux équipes juridiques ou aux contract managers mais à l’ensemble des personnes impliquées dans la gestion et l’exécution du contrat.
Elle a pour objectif de permettre à chaque partie prenante de pouvoir mesurer les implications du contrat, les attentes réciproques des co-contractants, ainsi que les incidences en cas de non-respect des conditions qui y sont fixées. Cela inclut une bonne lecture des clauses spécifiques telles que les obligations des parties, les clauses de pénalité, les modalités de paiement, les modalités de livraison, les délais, les conditions de résiliation, etc.
Une exécution totalement déconnectée du contrat peut se traduire in fine en importants coûts supplémentaires pour l’entreprise, en une inefficacité dans l’exécution et des difficultés à trouver des issues favorables en cas de claims.
Qu’est-ce qui fait de la contract awareness une étape cruciale du contract management ?
Il s’agit, si l’on peut le qualifier ainsi, d’un outil d’une importance particulière pour favoriser, en premier lieu, la sensibilisation et l’adhésion des équipes aux obligations contractuelles. Ensuite, elle est une sorte de bouclier afin de minimiser les risques et l’occurrence de litiges. En effet, sans une bonne compréhension des enjeux, les parties s’exposent à des déviations du contrat susceptibles de perturber la bonne marche du projet (des retards, des pertes financières ou encore à des tensions sérieuses avec son co-contractant).
A contrario, une bonne lecture et compréhension des obligations souscrites au contrat ainsi que des risques renforcera la capacité à maximiser la valeur d’un contrat en exploitant toutes les opportunités qu’il offre. Son approche va également contribuer à une prise de décision éclairée de chaque intervenant.
Négliger cette étape du processus de contract management est, en quelque sorte, une occasion manquée vers la pérennité du projet, la recherche de performance et de limitation des risques souhaitée.
Quelles bonnes pratiques ?
La mise en œuvre de la « Contract Awareness » peut sembler complexe, surtout dans un environnement où les contrats sont souvent perçus comme fastidieux et difficiles à comprendre. Cependant, avec une approche structurée et collaborative, il est possible de rendre ce processus plus accessible et engageant pour toutes les parties prenantes. Cela peut notamment se traduire de la manière suivante :
1. Vulgariser le contrat
La première étape consiste à vulgariser le contrat. Les termes juridiques et techniques peuvent paraître lourds et indigestes. Il est donc essentiel de rendre le contrat accessible et compréhensible pour tous. Cela peut passer par la création de résumés clairs et concis qui mettent en évidence les points clés, en évitant notamment le jargon juridique complexe. L’objectif est que chaque membre de l’équipe puisse saisir l’essentiel du contrat sans se perdre dans les détails.
Il est également important s’insister sur la qualité de la présentation qui doit claire et engageante. . Une présentation bien structurée, impacte et qui va à l’essentiel, peut considérablement améliorer l’engagement des équipes.
2. Identifier les aspects clés pour chaque parties prenantes
Tous les éléments du contrat ne sont pas pertinents pour chaque membre de l’équipe. Il est donc nécessaire de savoir à qui l’on s’adresse et d’identifier les aspects clés qui concernent spécifiquement chaque partie prenante. Par exemple, l’équipe technique pourrait être plus attentive aux spécifications du produit, tandis que l’équipe supply se concentrerait sur les conditions de livraison ou le chef de projet serait plus intéressé par les questions de planning et de pénalités. En ciblant ces aspects clés, il est possible d’assurer une meilleure attention et compréhension des équipes quant à leurs obligations au titre du contrat.
3. Connaissance globale et focus spécifique
Une fois les aspects clés identifiés, il est important de s’assurer que chaque personne concernée ait une connaissance globale du contrat et de son contexte général. Le contract manager peut ainsi réaliser une présentation dans ses grandes lignes. Ensuite, il doit affiner cette présentation avec un focus particulier sur les sections du contrat qui concernent directement les responsabilités des différentes parties prenantes. Cela permet à chacun de comprendre comment son travail s’insère dans le cadre global du contrat, tout en sachant exactement ce qui est attendu de sa part.
4. Travail collaboratif
Encourager un travail collaboratif autour du contrat est essentiel. Les équipes doivent travailler ensemble pour discuter des implications des différentes clauses et pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Organiser des ateliers ou des réunions collaboratives peut permettre aux parties prenantes de poser des questions, de partager des préoccupations, et de clarifier les points qui pourraient être ambiguës. Ce travail collectif renforce la cohésion autour du projet et son optimisation en phase d’exécution.
5. Formation et sensibilisation à la culture du contrat
Enfin, il s’agit-là d’un travail qui s’inscrit dans le temps pour le contract manager. La formation et la sensibilisation à la culture du contrat aide à intégrer le contrat au coeur de chaque projet et à développer les réflexes associés. Chacun comprend ainsi que les contrats utilisés de manière opérationnelle ne sont pas simplement des formalités, des documents administratifs mais des éléments essentiels à la réussite des projets de l’entreprise. La contract awareness entrera ainsi plus facilement dans les bonnes pratiques à chaque démarrage d’un nouveau contrat.
Conclusion
Vous l’aurez compris, la contract awareness est un élément essentiel du processus de contract management. En s’assurant que chaque membre de l’équipe comprenne les termes contractuels et les implications des obligations associées, il est plus aisé de contenir les nombreux pièges des projets complexes et entretenir ses relations commerciales. La connaissance et conscience des engagements contractuels se transforme en véritable avantage.
Cependant, mettre en œuvre un processus de contract awareness de manière efficace requiert de rendre le contrat accessible pour tous, de segmenter les informations pertinentes afin de susciter l’engagement des parties prenantes.
