La gestion des contrats (ou contract management) prend une place de plus en plus importante au sein des entreprises.
Identifier, et comprendre les différentes étapes du cycle de vie d’un contrat est un préalable essentiel pour une gestion efficace et une optimisation du parc contractuel d’une entreprise.
Dans cet article de blog, nous allons explorer les six étapes clés du cycle de vie d’un contrat et expliquer la valeur ajoutée du contract manager au cours de ces dernières afin de vous permettre d’optimiser votre gestion de contrats.
1. L’initialisation du contrat
Beaucoup considèrent à tort la rédaction comme la première étape du cycle de vie d’un contrat.
Pour tordre le cou à cette croyance populaire, nous prenons souvent l’exemple d’un nouveau né : avant de naître, le nouveau né devra avoir été conçu, et avant sa conception il faudra qu’il y ait une rencontre, un contexte, une volonté réciproque.
La démarche est strictement identique pour un contrat. Avant sa phase de conception ou rédaction, il existe une phase préliminaire ou phase d’avant-contrat.
Cette étape est essentielle, puisque c’est pendant celle-ci que vont être échangés les points de vues, avis, objectifs, attentes mais aussi les deal-breakers potentiels de chaque partie prenante.
Parfois, un document de type MoU, LoI ou autre avant-contrat pourront être rédigés pour formaliser l’intention des parties exprimées au cours de cette première phase.
Selon les organisations, les contract managers ne sont malheureusement pas toujours conviés à participer à cette phase d’avant contrat. Un levier d’optimisation consiste donc à faire participer un contract manager à cette phase d’avant-contrat, ce qui le rendra beaucoup plus pertinent, efficace et rentable sur les phases ultérieures.
2. La rédaction du contrat
La rédaction d’un contrat constitue la deuxième étape essentielle du cycle de vie d’un contrat. Cette phase, plus connue, est bien entendu essentielle pour plusieurs raisons :
– Formaliser les attendus, droits et obligations des parties.
– Déterminer avec précision l’objet du contrat, qu’il s’agisse de produits, services, livrables, etc.
– Fixer les modalités financières (prix, paiement, avances, etc.).
– Déteminer les conditions de garanties, responsabilité, assurances, etc.
– Convenir de règles de dévolution de droits de propriété intellectuelle.
– Décrire la façon dont précontentieux et litiges seront, le cas échéant, traités par les parties.
– Etc.
Si cette étape fait bien entendu intervenir juristes et commerciaux, le contract manager apporte également une réélle valeur ajoutée à ce stade du cycle de vie du contrat, notamment grâce à son expertise et savoir-faire quant aux aspects opérationnels du contrat.
A titre d’exemple, le contract manager contribuera à rendre opérationnelles et concrètes des clauses de pénalité, des jalons de paiement, des modalités de résolution de litiges et plus généralement tout élément susceptible d’impacter la gestion technique et financière du projet, la gestion des risques et plus généralement la bonne exécution du contrat.
3. La négociation du contrat
De manière logique, après l’initialisation et la rédaction d’une première version de contrat, vient la phase de négociation, qui représente la troisième étape essentielle du cycle de vie d’un contrat. Inutile de s’apesantir sur l’importance de cette phase qui fait l’objet d’une littérature abondante (on vous laisse (re)découvrir notre super article avec des conseils de lecture).
Au cours de cette phase, les potentiels contractants vont discuter, ajuster pour – lorsque tout se passe bien – parvenir à un accord final sur les termes et les conditions du contrat.
La négociation est un processus (ou un art) dynamique qui peut souvent être complexe, mais elle est également riche en opportunités pour un contract manager de démontrer sa valeur ajoutée en termes de habilité rédactionnelle et communicationnelle, mais aussi de compréhension holistique du contrat, de ses tenants, aboutissants et impacts tout au long de son cycle de vie.
En effet, aux côtés du juriste qui veillera à la conformité légale et règlementaire du contrat, et du commercial qui se focalisera sur la sécurisation de sa prise de commande et préservation de sa marge, le contract manager est l’expert opérationnel qui s’assure de la cohérence du texte avec la réalité d’un projet.
4. L’approbation et signature du contrat
Une fois le contrat négocié avec succès, il passe en phase d’approbation et signature.
Au cours de cette étape, chaque partie doit suivre des procédures et jalons internes d’approbation, dont la longuer et la complexité peuvent – selon la taille et la culture des sociétés – varier.
Au cours de cette étape, il est important de veiller à ce que tous les documents nécessaires (finance, juridique, conformité, etc.) soient présents, dûment complétés et à ce que chaque intervenant dans la chaîne d’approbation et signature comprenne simplement et rapidement de quoi il est question.
Une fois encore, le contract manager peut jouer un rôle clé afin de fluidifier le processus d’approbation et validation du contrat, que ce soit en établissant une fiche de synthèse qui permet à un décideur de comprendre – en quelques secondes – les risques et opportunités liés au contrat, ou encore en présentant le contrat lors de différents comités d’approbation.
Une fois le contrat signé et approuvé, il faut encore s’assurer que les autres parties cocontractantes l’aient également signé, et parfois réaliser des conditions suspensives permettant son entrée en vigueur (versement d’acompte, production d’attestation d’assurances, mise en place d’un comité, etc.).
5. L’exécution du contrat
Nous rentrons alors dans l’étape pour laquelle il est le plus évident de faire appel à un contract manager : l’exécution du contrat.
Au cours de cette phase, les parties vont s’organiser pour exécuter leurs obligations contractuelles respectives et par conséquent nécessiter de nombreuses actions de la part contract manager qui agira – souvent en binôme avec un chef de projet – en tant que garant de la bonne exécution et de la préservation des marges du contrat. Parmi ces actions, on notera :
1. Le pilotage de l’exécution : en surveillant de près l’exécution du contrat pour s’assurer que toutes les parties respectent leurs obligations contractuelles. Cela implique de suivre de près les performances, les délais, les livraisons et tout autre aspect opérationnel pertinent.
2. La gestion des modifications et avenants : pendant l’exécution du contrat, des changements peuvent survenir en raison de circonstances imprévues ou de besoins nouveaux. Le contract manager est chargé de gérer ces changements de manière structurée en veillant à ce qu’ils soient documentés, évalués en fonction de leur impact sur le contrat, et qu’ils fassent l’objet d’accords formels entre les parties.
3. La résolution des conflits : En cas de désaccord ou de litige entre les parties, le contract manager intervient souvent en premier lieu (ou en second après le chef de projet) afin de tenter de résoudre les problèmes de manière équitable. Leur objectif est de minimiser les perturbations de l’exécution du contrat et de maintenir une relation de travail constructive entre les parties.
4. La production de rapports et documentation : Un aspect fondamental de l’exécution du contrat est la tenue de rapports détaillés. Le contract manager maintient une documentation précise de toutes les activités liées au contrat, y compris les communications, les modifications, les problèmes rencontrés et les résolutions apportées. Cette documentation peut être cruciale en cas de litige ou de besoin de preuve de conformité.
5. Le suivi des performances : Le contract manager suit de près les performances des parties contractantes pour s’assurer qu’elles répondent aux normes et aux attentes spécifiées dans le contrat. Si des écarts sont identifiés, des mesures correctives peuvent être mises en place pour ramener les performances conformément aux termes du contrat.
6. La gestion des paiements : La gestion des paiements et des facturations est une composante essentielle de l’exécution du contrat. Le contract manager veille à ce que les paiements soient effectués conformément aux modalités convenues et que les facturations soient précises et en conformité avec le contrat.
6. Le renouvellement ou le terme du contrat
À l’approche de la date d’expiration du contrat, les parties doivent décider de le renouveler ou d’y mettre fin. Si le contrat a été couronné de succès et que les deux parties sont satisfaites, elles peuvent choisir de le renouveler pour une période prolongée. En revanche, si le contrat n’a pas répondu aux attentes ou n’est plus pertinent, il peut être nécessaire de le résilier. Il est important d’évaluer soigneusement les performances du contrat et d’envisager la meilleure ligne de conduite.
Cette dernière étape du cycle de vie du contrat consiste ainsi, en cas d’arrivée du terme du contrat, à mettre fin officiellement au contrat et à s’assurer que tous les obligations sont bien exécutées. Cela comprend des activités telles que le solde des paiements, la réalisation d’évaluations post-contractuelles et l’archivage des documents pertinents.
Le contract manager est donc l’un des interlocuteurs clés de l’offboarding du contrat, contribuant à analyser et documenter la performance du contrat a posteriori, afin notamment de permettre aux organisations d’en tirer des enseignements pour les contrats futurs.
Conclusion
Nous avons identifié et décrit les 6 étapes principales du cycle de vie d’un contrat afin de permette d’en optimiser la gestion (contract lifecycle management).
Selon nous, la présence d’un contract manager permet d’optimiser la gestion du contrat lors de chacune de ces étapes en raison de leur compétences et expertises transverses (juridiques, commerciales, financières), couplées à des compétences relationnelles, communicationnelles et interculturelles.
Comprendre et optimiser le cycle de vie d’un contrat est une activité stratégique et ROIste pour les entreprises modernes, puisqu’un lien direct peut être fait entre profitabilité et gestion de contrat.
