Contexte :
Un grand groupe français de défense souhaitait, dans le cadre d’un appel d’offres international, répondre en groupement solidaire avec deux sociétés étrangères, de plus petite taille, et mettre en place des processus et mécanismes de contract management dédiés, applicables à chaque partie au consortium, pour s’assurer du bon pilotage par chacune des parties.
Besoin :
Pour cela, le client avait besoin d’un consultant en contract management capable de comprendre les usages, processus et outils applicables au sein du grand groupe pour en extraire la valeur, la synthétiser et l’adapter à des parties prenantes n’ayant pas le même niveau de maturité en contract management, ni la même culture.
L’intervention de Prime Conseil
Dans un premier temps, un binôme constitué de deux contract managers aux profils et backgrounds complémentaires (un ancien juriste et un ancien ingénieur), ayant tous deux une connaissance métier dans le domaine de la défense et dans les grands programmes, a été déployé chez le client afin de procéder à la collecte et à l’analyse de l’existant, tout en croisant leurs regards, pour restituer in fine une analyse de l’existant et des propositions pour la seconde phase. Puis, dans un second temps, un contract manager a, sur la base du travail réalisé lors de la première phase, pu créer ces nouveaux outils et process, en prenant soit de collecter également les pratiques mais aussi les feedbacks des autres membres du groupement à qui ces outils ont été imposés. Plus particulièrement, ce contract manager a eu l’occasion de réaliser les actions suivantes :
- Création d’une matrice d’identification, d’évaluation et du traitement des risques et opportunités, incluant un guide pratique expliquant comment utiliser la matrice
- Création de supports type de présentation afin que chaque partie prenante puisse, lors des réunions dédiées, aborder le contract management d’une façon identique
- Création d’un contract management plan (CMP) commun et communiqué au client, décrivant les différentes modalités de pilotage du contrat entre les parties
- Animation des premiers CoCo (contract committee) afin d’assurer la consolidation des différents livrables contractuels de chaque partie.
- En phase de réponse à appel d’offres, analyse des risques et opportunités, tant sur le plan individuel que sur le plan du groupement
- Appui à la négociation des contrats, ainsi qu’à la mise à jour de l’évaluation des risques et opportunités
Résultat :
Sur la base du travail réalisé, le grand groupe français a pu finaliser la constitution du groupement avec les deux autres sociétés étrangères et collaborer sur la réponse à appel d’offres afin de remettre ensemble une offre technique et commerciale compétitive, en ayant préalablement analysé pour chaque partie les risques et opportunités associées.