Contexte :
Un grand groupe évoluant dans le secteur de l’énergie souhaitait transformait la façon dont étaient pilotés leurs contrats sur la phase avant-signature, notamment afin d’accélérer les phases de rédaction et de négociation pour permettre aux projets technologiques de se concrétiser plus rapidement. Un objectif d’amélioration de l’efficacité contractuelle (-30% de temps sur les phases avant-signature) a été fixé.
Besoin :
Pour cela, le client avait besoin d’un consultant en contract management pour, dans un premier temps appréhender la culture de l’entreprise et les processus existants, afin dans un second temps de proposer des pistes d’amélioration concrètes et actionnables sur toutes les étapes du cycle de vie des contrats allant jusqu’à leur signature.
L’intervention de Prime Conseil
La mission qui s’est déroulée sur plusieurs mois a commencé par un état des lieux de l’existant, une acculturation aux outils, méthodes et processus de gestion de contrats d’un groupe aux ramifications complexes. Cela a déjà permis de déceler un certain nombre de points de friction ralentissant le processus de rédaction, négociation et approbation des contrats. Parmi ces points :
- l’existence de modèles souvent lourds et inadaptés conjuguée à un manque d’agilité de l’organisation ne favorisait pas l’adaptation des contrats aux différents business cases
- la multiplicité des acteurs impliqués à chaque étape du cycle de vie des contrats, alliée au manque d’ownership/responsabilité individuelle était un vecteur d’immobilisme
- le manque de granularité des processus (achat, cybersécurité, HSE, etc.) en fonction de la criticité et de l’importance des contrats pouvait avoir un effet pervers sur la compréhension de ces enjeux par un grand nombre de parties prenantes.
Face à ce constat, et sans avoir la possibilité de remettre en cause la culture de l’entreprise, ses méthodes et usages bien ancrés au sein de chaque service et filiale, il a fallu faire preuve de créativité, de résilience et de pédagogie afin de proposer, mettre en place et déployer de nouveaux processus de contract management. Ces processus ont notamment consisté à :
- clarifier les rôles et responsabilités de chaque acteur de la chaîne de valeur contractuelle, au travers d’une matrice de type RACI permettant à chacun de savoir « qui fait quoi » à chaque étape du cycle de vie du contrat ;
- créer un modèle de fiche contrat, qui permet à l’issue de la négociation de recenser les modifications réalisées sur les templates, ouvrant de facto la possibilité de procéder auxdites modifications ;
- mettre en place des version allégées d’annexes, applicables dans certains cas ne nécessitant pas la mise en place de processus lourds ;
- mettre en place un système de variables, permettant de ne pas insérer par défaut la totalité des annexes lorsqu’elle ne sont pas applicables (ex: ne pas insérer d’annexe sur le transfert de données hors UE lorsque non applicable)
- créer des indicateurs de performance pour mesurer l’amélioration de l’efficacité des processus de rédaction et négociation des contrats, et alimenter un reporting mensuel à cet effet
Résultat :
Les délais de contractualisation ont pu être grandement diminués, dépassant l’objectif initialement fixé de 30%. Dans le même temps, les différents acteurs impliqués – qui avaient parfois quelques craintes et résistance à l’idée de se voir appliquer du changement – ont en grande majorité salué ces nouveaux processus qui ont eu pour effet de leur libérer de la bande passante.
