Bien que le législateur se soit emparé de l’épineuse problématique des pénalités logistiques dans l’univers de la grande distribution, notamment avec loi du 30 mars 2023, communément appelée loi « Descrozaille », force est de constater que ce sujet est toujours source de forts litiges entre industriels et distributeurs.
En effet, les discussions se cristallisent autour de la justification des pénalités, telle qu’imposée par la loi, qui manque souvent de consistance ou est même parfois absente. La question de la preuve afin de parfaitement déterminer les responsabilités est donc centrale.
Dans ces conditions, l’audit sur le fonctionnement de sa supply chain et de ses contrats, mené notamment par un expert en logistique et un contract manager, apparaît être une étape cruciale pour y voir plus clair et favoriser une démarche d’endiguement des pénalités.
Une combinaison d’expertises évidente
Comme nous l’expliquions dans un précédent article, challenger son fonctionnement et ses outils, optimiser ses contrats ses contrats tout au long de la chaîne d’approvisionnement et tirer profit des évolutions de la règlementation applicable, a pour effet de clarifier la répartition des rôles, des responsabilités et d’améliorer la performance logistique.
La première étape vers ce processus contribue in fine à la réduction des conflits entre fournisseurs et clients, est l’audit du fonctionnement de sa supply chain et des contrats afférents.
Parce que le sujet des pénalités logistiques ne peut être traité uniquement sur le terrain logistique ou contractuel, l’objectif de cette démarche est de mettre en lumière, par la combinaison de ces deux expertises, les écarts, les dysfonctionnements par rapport à son référentiel ainsi que d’identifier les axes d’amélioration et sécuriser au mieux le processus de gestion des commandes.
En effet, en mettant en œuvre une approche collaborative, les entreprises bénéficient pleinement des synergies entre ces deux domaines d’expertise. L’expert logistique apportent leur compréhension approfondie des opérations et des flux de marchandises, tandis que les contract managers assurent une gestion rigoureuse des engagements contractuels et des relations avec les fournisseurs.
L’audit logistique
En évaluant minutieusement vos processus logistiques, vos systèmes d’information et vos pratiques opérationnelles, l’audit logistique mettra en lumière les inefficacités, identifiera les problématiques spécifiques à l’entreprise, et de proposer des recommandations sur mesure pour améliorer la performance globale de sa supply chain.
En effet, mesurer la performance de la fonction logistique permet de s’assurer que les moyens sont mis en œuvre pour assurer la qualité de service et la traçabilité des commandes répondent aux exigences de ses clients et de sa promesse en la matière.
Cela est aussi l’occasion de revoir son fonctionnement et travailler au renforcement de la confiance entre les différents partenaires qui interviennent tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
En effet, pour que la supply chain fonctionne le mieux possible, il est nécessaire que les différents intervenants adoptent une attitude de collaboration avec des processus clairs, compatibles et une traçabilité des flux offrant une visibilité accrue des commandes de bout en bout.
Cette évaluation dirigée par un expert de la logistique donne une vision claire des forces et faiblesses et aide l’organisation à prendre les décisions qui s’imposent afin de mettre œuvre des mesures proactives pour optimiser les opérations, telle qu’une solution de tracking des flux de marchandises.
L’audit des contrats
La parfaite connaissance et le suivi de ses contrats sont souvent relayés au second plan au profit de son processus opérationnel.
Pourtant la maîtrise de ses contrats et des obligations qui en découlent est plus qu’essentielle pour appréhender les risques auxquels les entreprises sont confrontées, pour connaître leurs faiblesses et les transformer en opportunités d’accroissement de la performance de leur supply chain. Surtout dans une période où le contexte législatif rebat en quelque sorte les cartes.
Dans ces conditions et dans un souci de maîtrise des engagements souscrits, les industriels doivent se saisir de cette opportunité d’analyser leurs contrats et leurs cahiers des charges logistiques.
L’audit contractuel, mené notamment par un contract manager, est réalisé en lien avec les équipes internes aboutit à un état des lieux des obligations de chaque partie et leur respect. Il permet également d’identifier les déviations entre le contrat et le mode opérationnel établi, la règlementation en vigueur, mais aussi avec sa promesse ou le besoin exprimé ainsi que les risques afférents.
Une fois ces éléments partagés et discutés, s’ensuit la formulation de différentes réponses dans le but d’encadrer et réduire le risque de litiges et d’atténuer les difficultés rencontrées. A titre d’exemple, celles-ci peuvent porter sur :
- la révision du mécanisme d’application et de plafonnement des pénalités ;
- la révision et l’adaptation des cahier des charges et/ou des contrats afin d’y intégrer des contraintes plus strictes d’horaires ;
- la définition d’un mécanisme de suivi, d’alerte et de preuve en cas de dysfonctionnement entre les parties prenantes ;
- la définition de KPI plus axés vers les sujets les plus pourvoyeurs de pénalités ;
une stratégie de claim management ; - l’instauration de synthèses et/ou registres permettant aux équipes d’identifier plus facilement les obligations contractuelles, etc.
Conclusion
Il est indéniable que la réalisation d’un audit logistique et contractuel constitue une étape fondamentale dans la quête d’optimisation des opérations et de réduction des pénalités logistiques.
Cependant, l’intérêt de cette démarche va bien au-delà de la simple correction des problèmes identifiés. En travaillant de concert, les experts logistiques et les contract managers peuvent élaborer des stratégies intégrées qui visent à maximiser la performance globale de la chaîne d’approvisionnement tout en minimisant les risques et ce selon une vision d’amélioration continue.
En définitive, l’audit logistique et contractuel représente donc bien plus qu’une simple analyse des pratiques existantes. C’est un outil stratégique qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d’optimiser leur performance opérationnelle et de renforcer leur compétitivité sur le marché. En adoptant une approche collaborative entre experts logistiques et contract managers, les entreprises peuvent véritablement transformer leurs défis logistiques en opportunités de croissance et de succès durables et ainsi réduire considérablement le risque de pénalités.