La gestion efficace des contrats fournisseurs est devenue un élément clé pour améliorer la performance de la fonction achat. Les directions achats, autrefois perçues comme des fonctions purement transactionnelles, ont évolué pour devenir des partenaires stratégiques au sein de leurs organisations. Cette transformation est en grande partie due (sans modestie aucune) à l’impact du « procurement contract management » (ou « contract management appliqué à la fonction achats »), qui permet aux entreprises de maximiser le pilotage de l’exécution et la valeur de leurs contrats fournisseurs.
En adoptant une gestion stratégique des contrats fournisseurs par le contract management, les entreprises peuvent, en effet, capitaliser sur les économies réalisées lors de la conclusion du contrat et ce tout au long de son cycle de vie mais aussi renforcer leur résilience face aux défis du marché.
Dans cet article, nous explorons les spécificités du procurement contract management pour la fonction achats et les cinq principaux avantages qu’il offre lorsqu’il est mis en place efficacement.
Qu’est-ce que le Procurement Contract Management ?
Le procurement contract management est une composante du contract management dédiée plus particulièrement à la gestion des contrats d’approvisionnement. Il comprend l’ensemble des processus, outils et techniques utilisés pour gérer efficacement les contrats fournisseurs. Son objectif principal est d’améliorer le pilotage de l’exécution des contrats, maximiser leur valeur des contrats, minimiser les risques en mettant en avant les termes clés de ces derniers.
Ce processus conduit à une meilleure stratégie des approvisionnements, de négociation et de suivi pour l’obtention des meilleures conditions possibles avec ses fournisseurs. Sans oublier la clarté dans les relations internes et externes ou encore la réponse aux besoins des différents intervenants de la société (supply chain, commerce, etc.) indispensables pour une politique achat performante, efficace et sécurisée.
L’Évolution du procurement contract management au sein des directions achats
Depuis une dizaine d’année, le procurement contract management se développe au sein des directions achats afin de dépasser le cantonnement aux aspects administratifs des appels d’offres, de la négociation du prix et de la gestion des relations de base avec les fournisseurs. Cette discipline repose sur l’adoption et l’appropriation de pratiques et de méthodes éprouvées qui permettent d’ajuster l’existant pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise et ce tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Cette approche qui se veut transversale en impliquant les différents acteurs de l’organisation (supply chain, finance, commerce, etc.) est une vraie valeur ajoutée pour les directeurs achats.
En effet, ils sont une majorité à considérer la gestion efficace du cycle de vie contractuel comme une priorité. De cela, découle une véritable nécessité de renforcer le rôle stratégique de la fonction dans l’entreprise, notamment en alignant les priorités business et achats, en étant davantage en mesure d’évaluer sa performance et de prendre des décisions de manière plus proactive.
Le procurement contract management facilite cette intégration au fonctionnement des achats en favorisant une approche permettant un glissement souple de la tactique à la stratégie, de la transaction à la collaboration et de la réactivité à la proactivité.
Impact et Rendement du procurement contract management : les 5 avantages
L’augmentation de la visibilité des fournisseurs de premier niveau
Différentes études montrent qu’une gestion efficiente et la mesure de la performance des achats par l’optimisation des contrats fournisseurs permettent d’obtenir des résultats intéressants pour l’entreprise. Cependant, avec des méthodes et pratiques qui ne sont pas suffisamment challengées et revues ou des informations isolées et parcellaires, la tâche s’avère complexe.
La mise en œuvre d’une politique de procurement contract management robuste au sein du service des achats, grâce à l’expertise dans les achats du contract manager, les outils adéquats et une méthodologie adaptée, permettra donc de bénéficier d’une visibilité accrue et précise de ses fournisseurs et de la performance économique et opérationnelle du contrat.
La sécurisation des engagements et des économies négociées
Une des difficultés recensées au sein des directions achats est la méconnaissance des termes clés de leurs contrats fournisseurs. Or, l’accès facile et la maîtrise de ces éléments est un véritable bouclier face aux déviations opérationnelles et financières.
La mise en place de référentiels, de fichiers et d’outils de suivi facilite le pilotage de l’exécution des engagements contractuelle permet de garantir le respect des budgets, le respect des délais, la fluidité et de la proactivité au niveau de la chaîne d’approvisionnement.
Le renforcement des compétences
Le renforcement des compétences est un élément fondamental pour faire face aux enjeux actuels et à venir de la fonction achats. Le procurement contract manangement a tendance à faire ressortir les besoins d’une meilleure agilité exprimés par les acheteurs dans la pratique contractuelle, de formation afin d’utiliser le contrat comme véritable atout de leur fonction mais aussi de clarification des rôles et des responsabilités. Le contract manager, par son expertise, peut être moteur à ce sujet et être une véritable ressource pour ce qui est de la transmission du savoir.
La transformation digitale
La transformation digitale est une étape nécessaire pour les entreprises afin de rester compétitives. Certaines directions achats sautent timidement le pas et montrent des incertitudes à l’adoption de nouvelles technologies alors même que les bénéfices seraient indéniables, notamment pour ce qui est de la visibilité, la traçabilité et le suivi collaboratif des contrats.
L’automatisation de certains processus est également synonyme d’augmentation de l’efficacité opérationnelle et de gain de temps, ce qui permet aux acheteurs de mieux se reconcentrer sur leurs cœurs de métiers et de mieux affiner leurs stratégies. Ce que mettra en avant le procurement contract management dans sa quête d’optimisation permanente.
La réduction des claims et des litiges
Enfin, comme les différents apports susmentionnés s’ils sont bien exécutés auront impact crucial dans la gestion des claims et des litiges par une bonne clarification des termes du contrat et en identifiant et en atténuant les risques potentiels liés à ce dernier.
Comme nous le pensons chez Prime Conseil, il s’agit-là d’un véritable enjeu de profitabilité des projets. Même s’il s’agit d’un processus normal dans le cycle de vie d’un contrat, réduire l’occurrence des claims et des litiges par une approche structurée du procurement contract management, et plus globalement du contract management, permet d’éviter des situations contentieuses inutiles, impactantes d’un point de vue financier et de la performance du projet.
Conclusion
Le procurement contract management est une véritable discipline stratégique qui apporte des avantages significatifs en termes de coûts, de gestion des risques, de performance et d’efficacité. En adoptant une approche structurée, les entreprises peuvent transformer leur fonction achats en un moteur de valeur ajoutée et de compétitivité certain. Pour les directions achats, mettre en œuvre une politique de procurement contract management permet d’avoir des équipes encore plus sensibilisées et armées pour répondre avec résilience aux attentes de la fonction achats.
